Was macht ein Sachbearbeiter Facility Management?
Sachbearbeiter im Facility Management sorgen dafür, dass Gebäude funktionieren, ohne dass die Nutzer darüber nachdenken müssen. Im Groß- und Einzelhandel heißt das häufig: Störungsmeldungen aus Filialen, Lagern und Verwaltungsgebäuden annehmen, etwa zu defekten Kühlmöbeln, Rolltoren, Beleuchtung oder Heizungen, und den passenden Dienstleister beauftragen. Dazu kommen Angebote einholen und vergleichen, Aufträge im ERP- oder CAFM-System anlegen, Rechnungen sachlich prüfen und kontieren, Wartungsverträge überwachen und Fristen für gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen im Blick behalten, zum Beispiel für Brandschutzanlagen, Aufzüge oder elektrische Anlagen. Viele kümmern sich außerdem um Reinigungs- und Winterdienstverträge, Schlüssel- und Zutrittsverwaltung, Flächendaten und die Abrechnung von Nebenkosten. Ein großer Teil des Tages besteht aus Telefonaten und E-Mails mit Filialleitungen, Technikern, Vermietern und Hausverwaltungen.
Wie wird man Sachbearbeiter Facility Management?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Immobilienkaufmann oder Industriekaufmann. Ebenso gefragt sind Bewerber mit technischem Hintergrund, zum Beispiel Handwerker oder Elektroniker, die in die Verwaltung wechseln. Weiterbildungen wie die zum Fachwirt Facility Management oder Lehrgänge von Kammern und Branchenverbänden vertiefen Vertragsrecht, Betreiberverantwortung und Gebäudetechnik. Ein Studium im Facility Management ist für Sachbearbeitung nicht nötig, führt aber eher in Objekt- oder Teamleitungen. Der Quereinstieg aus Einkauf, Buchhaltung oder Hausverwaltung ist verbreitet, wenn Erfahrung mit Lieferanten und Rechnungsprüfung vorhanden ist.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und wird ständig unterbrochen. Fällt in einer Filiale die Kühlung aus oder schließt eine Tür nicht, muss schnell ein Dienstleister gefunden werden, unabhängig davon, was gerade auf dem Schreibtisch liegt. Wer ein großes Filialnetz betreut, jongliert mit vielen offenen Vorgängen gleichzeitig und muss Prioritäten setzen. Technisches Grundverständnis hilft, um Meldungen richtig einzuordnen und Angebote beurteilen zu können. Gleichzeitig verlangt die Rolle Genauigkeit bei Verträgen, Fristen und Rechnungen, denn Versäumnisse bei Prüfpflichten haben rechtliche Folgen. Der Ton mit Dienstleistern kann rau werden, wenn Termine nicht eingehalten oder Leistungen mangelhaft erbracht werden. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig, in manchen Unternehmen gibt es aber Rufbereitschaften für Notfälle am Wochenende. Je nach Stelle gehören Fahrten zu Objekten und Begehungen dazu.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil, weil jedes größere Handelsunternehmen, jede Verwaltung und jeder Gebäudedienstleister Flächen betreiben muss. Steigende Anforderungen an Energieeffizienz, Nachhaltigkeitsberichte und die Digitalisierung von Gebäudedaten machen die Arbeit anspruchsvoller und Kenntnisse in CAFM-Software zunehmend wichtig. Mit Berufserfahrung und Weiterbildung sind Wege in die Objektleitung, das Energiemanagement, den technischen Einkauf oder eine Teamleitung im Facility Management möglich. Wer aus dem Handwerk kommt, kann seine technischen Kenntnisse hier in eine körperlich weniger belastende Bürotätigkeit einbringen.