Was macht ein Application Manager ECM?
Ein Application Manager ECM ist für eine oder mehrere Anwendungen zuständig, mit denen ein Unternehmen oder eine Behörde Dokumente erfasst, ablegt, bearbeitet und revisionssicher archiviert. Typische Produkte sind d.velop, DocuWare, ELO, nscale, enaio, OpenText oder SAP-Lösungen für Dokumentenmanagement. Zur täglichen Arbeit gehört es, Aktenpläne, Dokumenttypen und Berechtigungen zu konfigurieren, Workflows etwa für die Eingangsrechnungsprüfung oder die elektronische Personalakte einzurichten und Schnittstellen zu ERP-, Finanz- oder Fachverfahren zu betreuen. Hinzu kommen Updates und Releasewechsel, die vorher in einer Testumgebung geprüft werden, die Bearbeitung von Störungen im Second-Level-Support und die Abstimmung mit dem Hersteller oder Dienstleister, wenn ein Fehler tiefer im System liegt. Ein großer Teil der Arbeit ist Übersetzung: Fachbereiche schildern, wie sie arbeiten wollen, und der Application Manager klärt, was das System leisten kann, wie es umgesetzt wird und was es kostet. Er schreibt Anforderungen und Dokumentationen, schult Anwender und begleitet die Einführung neuer Module.
Wie wird man Application Manager ECM?
Einen geregelten Ausbildungsweg gibt es nicht. Häufig ist ein Studium der Informatik, Wirtschaftsinformatik oder Verwaltungsinformatik, ebenso verbreitet ist eine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration oder Anwendungsentwicklung mit anschließender Berufserfahrung. Viele kommen über einen Quereinstieg: Sachbearbeiter aus Verwaltung, Buchhaltung oder Personalwesen, die als Key User ein ECM-System mit eingeführt haben, wachsen in die Betreuung hinein. Herstellerzertifizierungen, Kenntnisse in SQL, Windows-Server-Umgebungen und gelegentlich Skriptsprachen werden oft verlangt. Grundwissen zu Aufbewahrungsfristen, GoBD und Datenschutz gehört dazu.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf liegt zwischen Technik und Organisation und verlangt beides. Wer nur konfigurieren will, stößt sich an den vielen Abstimmungsrunden; wer nur beraten will, an der Detailarbeit in Berechtigungskonzepten und Logdateien. Releasewechsel und Migrationen finden oft abends oder am Wochenende statt, damit der Betrieb nicht stillsteht. Fällt das System aus, stehen Rechnungsfreigaben oder Aktenzugriffe in der ganzen Organisation still, entsprechend hoch ist der Druck. In manchen Stellen gibt es Rufbereitschaft. Schwer fällt vielen der Umgang mit Widerständen, wenn eine Abteilung von Papier auf elektronische Akten umstellen muss und das nicht will. Geduld in Schulungen und Hartnäckigkeit bei unklaren Anforderungen sind daher ebenso gefragt wie technisches Verständnis.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil bis steigend. Behörden sind durch E-Government-Gesetze zur Einführung der elektronischen Akte verpflichtet, Krankenhäuser, Versicherungen und Industriebetriebe digitalisieren Rechnungs- und Vertragsprozesse, und die Umstellung auf elektronische Rechnungen erhöht den Bedarf zusätzlich. Gleichzeitig verlagern Hersteller ihre Produkte in die Cloud, was die Arbeit stärker zu Konfiguration, Prozessgestaltung und Schnittstellen verschiebt. Entwicklungswege führen zum ECM-Architekten, zum Projektleiter für Digitalisierungsvorhaben, zur Teamleitung im Anwendungsbetrieb oder in die Beratung bei einem Softwarehaus oder Systemhaus.