Was macht eine Teamassistenz / Projektassistenz?
Eine Teamassistenz arbeitet einer Gruppe von Fachkräften oder einer Abteilungsleitung zu. Sie pflegt Kalender, stimmt Besprechungstermine ab, bucht Räume, Reisen und Hotels, rechnet Reisekosten ab und bestellt Büromaterial. Dazu kommen Schriftverkehr, das Vorbereiten von Präsentationen und Tabellen, das Protokollieren von Sitzungen und das Ablegen von Dokumenten in Laufwerken oder Dokumentenmanagementsystemen. Eine Projektassistenz ist stärker an ein Vorhaben gebunden: Sie pflegt Projektpläne und Aufgabenlisten, verfolgt Fristen nach, sammelt Zuarbeiten ein, bereitet Statusberichte vor, prüft Rechnungen von Dienstleistern gegen Budgets und erstellt Bestellanforderungen. In beiden Rollen ist ein großer Teil der Arbeit Kommunikation: Rückfragen am Telefon beantworten, E-Mails sortieren und weiterleiten, Termine mehrfach verschieben, wenn sich Prioritäten ändern. Wie viel Gestaltungsspielraum die Stelle hat, schwankt stark. Manche Stellen bestehen überwiegend aus Routineorganisation, andere schließen Budgetüberwachung, Vertragsvorbereitung oder die Koordination externer Partner ein.
Wie wird man Teamassistenz / Projektassistenz?
Der übliche Weg ist eine kaufmännische Ausbildung, am häufigsten die dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement. Auch Industriekaufleute, Bürokaufleute älterer Ordnung oder Fremdsprachenkorrespondenten finden häufig in diese Tätigkeit. Für Projektassistenzen in Ingenieurbüros, Beratungen oder internationalen Unternehmen wird teilweise ein abgeschlossenes Studium, etwa in Betriebswirtschaft, verlangt oder gern gesehen. Quereinstieg ist verbreitet, vor allem für Menschen mit Berufserfahrung in Verwaltung, Vertrieb oder Kundenservice. Weiterbildungen zur geprüften Fachkraft für Büro- und Projektorganisation, zur Office Managerin oder Projektmanagement-Zertifikate erleichtern den Wechsel und den Aufstieg.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist geprägt von Unterbrechungen. Anfragen kommen gleichzeitig aus mehreren Richtungen, und die eigene Planung wird oft von den Terminen anderer bestimmt. Wer für mehrere Führungskräfte oder ein ganzes Team arbeitet, muss Prioritäten setzen, ohne immer selbst entscheiden zu dürfen, was wichtiger ist. Vor Projektmeilensteinen, Messen oder Quartalsabschlüssen steigt der Termindruck deutlich. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, in Stellen mit Führungskräften auf Reisen oder internationalen Teams kann aber Erreichbarkeit außerhalb der Kernzeit erwartet werden. Die Arbeit ist sitzend und bildschirmlastig. Verlangt werden sicherer Umgang mit Office-Programmen, gute Rechtschreibung, häufig Englisch und ein diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen wie Personal- oder Vertragsdaten. Schwer fällt vielen, dass gute Assistenzarbeit wenig sichtbar ist: Sie fällt meist erst auf, wenn etwas schiefgeht.
Aussichten
Assistenzstellen werden in fast allen Branchen ausgeschrieben, die Nachfrage ist stabil. Gleichzeitig verändert sich die Tätigkeit: Terminbuchung, Reisebuchung und Ablage werden zunehmend über Software und Self-Service-Portale erledigt, wodurch einfache Sekretariatsaufgaben zurückgehen. Gefragt bleiben Assistenzen, die Projekte mitsteuern, Budgets überwachen und Werkzeuge wie Projektmanagement- oder Kollaborationssoftware sicher beherrschen. Entwicklungswege führen zur Assistenz der Geschäftsführung, ins Office Management, in die Projektkoordination oder mit entsprechender Weiterbildung ins Projektmanagement. Auch spezialisierte Richtungen wie Vertriebsassistenz, Personalassistenz oder Assistenz im Einkauf sind möglich.