Eine Assistenz der Geschäftsführung organisiert den Arbeitsalltag der Unternehmens- oder Institutsleitung, bereitet Entscheidungen und Sitzungen vor und hält die Kommunikation mit Gremien, Partnern und Belegschaft zusammen. In Forschungseinrichtungen kommen oft Drittmittelverwaltung und die Betreuung wissenschaftlicher Gremien hinzu.
Schriftverkehr, Terminkoordination, Protokolle, Präsentationen, Recherchen, Reisebuchungen und Teile der Gremienvorbereitung lassen sich von zu Hause erledigen, sofern der Zugriff auf Kalender, Ablage und digitale Akten gewährleistet ist. Anwesenheit verlangen dagegen der Empfang von Gästen, die Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen vor Ort, die Bearbeitung von Papierpost und Unterschriftenmappen sowie die kurzfristige Abstimmung mit der Geschäftsführung, die viele Führungskräfte persönlich bevorzugen. Homeoffice ist in diesem Beruf in Teilen üblich, meist an einem bis zwei, seltener an drei Tagen pro Woche und oft erst nach der Einarbeitung; überwiegend oder ganz von zu Hause arbeitende Assistenzen sind die Ausnahme und finden sich am ehesten bei kleineren, verteilt arbeitenden Organisationen oder in Remote-Assistenz-Diensten. In Forschungseinrichtungen und anderen öffentlichen Arbeitgebern regeln häufig Dienstvereinbarungen zum mobilen Arbeiten den Umfang. Wer zu Hause arbeitet, braucht einen ungestörten Arbeitsplatz, an dem vertrauliche Unterlagen zu Personal, Verträgen und Finanzen vor Mitbewohnern geschützt sind, eine verlässliche Verbindung und feste Erreichbarkeitszeiten, die mit der Geschäftsführung abgesprochen sind.
Das gilt für den Beruf insgesamt und nicht für jede Stelle. Ob ganz von zu Hause, überwiegend oder an einzelnen Tagen gearbeitet wird, steht in der jeweiligen Anzeige – darauf lohnt sich vor der Bewerbung ein genauer Blick.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.900 € | 3.300 € | 3.900 € | 39.600 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.400 € | 4.000 € | 4.800 € | 48.000 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 4.200 € | 4.900 € | 6.200 € | 58.800 € |
In Forschungseinrichtungen und Hochschulen gilt meist der TVöD (Bund) oder der TV-L, die Stelle wird je nach Verantwortung etwa in die Entgeltgruppen 8 bis 11 eingruppiert, die Spanne ist dort entsprechend eng und steigt mit den Erfahrungsstufen. In der Privatwirtschaft wird frei verhandelt, das Gehalt hängt stark von Betriebsgröße, Branche und Hierarchieebene der betreuten Führungskraft ab und liegt bei Vorstandsassistenzen in Konzernen deutlich über dem Mittelstand.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und gerundet. Sie gelten für eine Vollzeitstelle und für den Beruf insgesamt – im Büro wie von zu Hause. In Teilzeit verringert sich das Gehalt im Verhältnis der Stunden.
Das Jahresbrutto ist das 12-Fache des Monatswertes, ohne Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Im Einzelfall entscheiden Arbeitgeber, Tarifbindung, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Die Assistenz der Geschäftsführung ist die Schnittstelle zwischen der Leitung eines Unternehmens oder Instituts und allen, die mit ihr zu tun haben. Zum Alltag gehört, den Kalender der Geschäftsführung zu koordinieren, Termine abzustimmen, Dienstreisen zu buchen und abzurechnen. Die Assistenz bereitet Sitzungen vor, verschickt Einladungen und Unterlagen, schreibt Protokolle und verfolgt, ob Beschlüsse umgesetzt werden. Sie entwirft Briefe, Präsentationen und Berichte, recherchiert Zahlen und bereitet Entscheidungsvorlagen auf. Eingehende Post und E-Mails werden gesichtet, beantwortet oder weitergeleitet. In Forschungseinrichtungen betreut die Assistenz häufig Gremien wie Kuratorium, Aufsichtsrat oder wissenschaftlichen Beirat, unterstützt bei Förderanträgen und Berichten an Mittelgeber, organisiert Tagungen und den Empfang von Gastwissenschaftlern und arbeitet oft auf Englisch. Mit wachsender Erfahrung übernehmen viele eigene Projekte, etwa im Controlling, in der Öffentlichkeitsarbeit oder im Personalbereich.
Einen geschützten Ausbildungsweg gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann oder Fremdsprachenkorrespondentin, gefolgt von einigen Jahren Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung. Viele bilden sich anschließend zur geprüften Management-Assistenz, zum Wirtschaftsfachwirt oder zur Fachkauffrau für Büro- und Projektorganisation weiter. In größeren Unternehmen und in der Wissenschaft werden zunehmend Bewerber mit Bachelorabschluss eingestellt, etwa in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder Wissenschaftsmanagement. Quereinsteiger aus Verwaltung, Projektkoordination oder Hochschulsekretariaten haben gute Chancen, wenn sie sichere Office-Kenntnisse, verhandlungssicheres Englisch und Organisationserfahrung nachweisen können.
Der Takt richtet sich nach der Geschäftsführung. Kurzfristig verschobene Termine, Sitzungsunterlagen, die am Vorabend noch fertig werden müssen, und parallel laufende Anfragen sind die Regel. Vor Gremiensitzungen, Jahresabschlüssen oder Antragsfristen entstehen Arbeitsspitzen, die über die übliche Arbeitszeit hinausgehen können. Erwartet wird eine verlässliche Erreichbarkeit in den Kernzeiten, mitunter auch darüber hinaus. Die Assistenz hat Einblick in vertrauliche Vorgänge wie Personalentscheidungen, Verträge und Finanzzahlen und muss damit diskret umgehen. Schwer fällt vielen die Abhängigkeit von einer einzelnen Führungskraft: Passt die Zusammenarbeit nicht, gibt es kaum Ausweichmöglichkeiten, und bei einem Wechsel an der Spitze ändert sich oft die ganze Stelle. Verlangt werden Ordnung, ein sicherer schriftlicher Ausdruck, Takt im Umgang mit sehr unterschiedlichen Gesprächspartnern und die Fähigkeit, Prioritäten selbst zu setzen.
Assistenzstellen werden in nahezu allen Branchen ausgeschrieben, die Nachfrage ist stabil. Einfache Sekretariatsaufgaben wie Terminabsprachen oder Reisebuchungen werden zunehmend durch Software erledigt, dafür gewinnen projektnahe und koordinierende Aufgaben an Gewicht. Wer diese übernimmt, kann sich zur Referentin der Geschäftsführung, zur Office-Managerin oder in Richtung Projekt- und Wissenschaftsmanagement entwickeln. In Forschungseinrichtungen sind viele Stellen unbefristet, ein Teil hängt jedoch an Projekten oder Drittmitteln und ist befristet. Gute Englischkenntnisse und Erfahrung mit Förder- und Gremienverfahren verbessern die Chancen deutlich.
Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, mit anschließender Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung. Eine berufsbegleitende Weiterbildung zur geprüften Management-Assistenz oder zum Wirtschaftsfachwirt dauert meist ein bis zwei Jahre. Alternativ führt ein Bachelorstudium von drei bis vier Jahren, etwa in Betriebswirtschaft oder Wissenschaftsmanagement, in den Beruf.
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Office Manager organisieren den Büroalltag eines Unternehmens, einer Kanzlei oder Beratung: Sie halten Verwaltung, Termine, Ausstattung und Abläufe zusammen und sind oft erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftsführung und Besucher.
Referentinnen und Referenten der Geschäftsführung bereiten Entscheidungen der Unternehmensleitung vor, steuern strategische Projekte und halten die Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Abteilungen und Gremien zusammen.
Teamassistenzen organisieren den Büroalltag einer Abteilung oder Arbeitsgruppe: Sie koordinieren Termine, Reisen und Besprechungen, erstellen Unterlagen und sind Anlaufstelle für interne und externe Anfragen.
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