Was macht ein Specialist Payroll?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Specialists Payroll pflegen Stammdaten von Beschäftigten, erfassen Ein- und Austritte, Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge, Prämien und Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobticket. Sie berechnen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, übermitteln Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt und bereiten die Buchung der Personalkosten für die Finanzbuchhaltung vor. Dazu kommen Sonderfälle: Mutterschutz und Elternzeit, Kurzarbeit, Pfändungen, betriebliche Altersvorsorge, Entgeltfortzahlung bei Krankheit, Entsendungen ins Ausland. Gearbeitet wird mit Abrechnungssystemen wie DATEV LODAS, SAP HCM, Personio oder Loga. Ein großer Teil des Tages besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen ihre Abrechnung erklärt haben, Führungskräfte brauchen Auswertungen, Krankenkassen fordern Bescheinigungen an. Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen stellen sie Unterlagen zusammen und beantworten Fragen der Prüfer.
Wie wird man Specialist Payroll?
Einen geschützten Ausbildungsweg gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder Personaldienstleistungskaufleute, gefolgt von einigen Jahren Praxis in der Lohnabrechnung. Viele Stellen verlangen eine Weiterbildung zur Fachkraft für Lohn und Gehalt, zum Entgeltabrechner bei der IHK oder zum Personalfachkaufmann. Auch ein Studium der Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal oder Steuern führt in den Beruf, ersetzt aber die Praxis nicht. Quereinstieg gelingt am ehesten aus der Buchhaltung, der Personalverwaltung oder einer Steuerkanzlei, meist über eine Stelle als Sachbearbeitung Lohn und einen berufsbegleitenden Lehrgang.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus, und der Abrechnungsschluss ist nicht verhandelbar: Löhne müssen pünktlich und korrekt ausgezahlt werden. In den Tagen davor ist der Druck hoch, Urlaub ist in dieser Zeit oft schwer zu bekommen. Besonders anstrengend sind der Jahreswechsel mit neuen Beitragssätzen und Meldungen sowie Phasen mit Gesetzesänderungen. Fehler fallen sofort auf, weil sie das Geld von Menschen betreffen, und lösen entsprechend verärgerte Nachfragen aus. Verlangt werden Genauigkeit, Zahlenverständnis und die Bereitschaft, sich laufend in Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht einzuarbeiten. Der Umgang mit Gehältern, Krankheitsdaten und Pfändungen setzt strikte Verschwiegenheit voraus. Die Tätigkeit ist überwiegend Bildschirmarbeit mit wenig Abwechslung im Ablauf.
Aussichten
Fachkräfte in der Entgeltabrechnung werden seit Jahren gesucht, sowohl in Unternehmen als auch bei Steuerkanzleien und Payroll-Dienstleistern. Die zunehmende Automatisierung nimmt Routinearbeit ab, erhöht aber die Anforderungen an Systemkenntnisse und an die Klärung von Sonderfällen. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Rolle von Key Usern oder Beratern für Abrechnungssoftware, in internationale Payroll-Koordination oder über weitere Fortbildungen in die Personalleitung oder Steuerberatung.