Was macht ein Lohn- und Gehaltsbuchhalter?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Lohn- und Gehaltsbuchhalter erfassen Stammdaten neuer Beschäftigter, pflegen Änderungen wie Steuerklassenwechsel, Elternzeit oder Arbeitszeitreduzierung ein und übernehmen variable Bestandteile wie Überstunden, Zuschläge, Provisionen oder Sachbezüge. Daraus entstehen die Abrechnungen, die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt und die Beitragsnachweise an die Krankenkassen. Dazu kommen Meldungen im DEÜV-Verfahren, Bescheinigungen für Arbeitsagentur und Krankenkasse, die Bearbeitung von Pfändungen, betrieblicher Altersversorgung und Dienstwagenregelungen sowie die Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung. In Steuerberatungskanzleien betreuen sie die Lohnabrechnung mehrerer Mandanten, klären Rückfragen per Telefon und E-Mail und erklären Arbeitgebern, wie etwa ein Minijob oder eine steuerfreie Zuwendung korrekt abgerechnet wird. Gängige Programme sind DATEV LODAS und Lohn und Gehalt, SAP HCM, Personio oder Sage. Bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung oder Lohnsteuer-Außenprüfungen stellen sie Unterlagen zusammen und beantworten Fragen der Prüfer.
Wie wird man Lohn- und Gehaltsbuchhalter?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Häufig ist der Weg über eine kaufmännische Ausbildung, besonders als Steuerfachangestellter, Kaufmann für Büromanagement oder Personaldienstleistungskaufmann. Darauf baut eine Weiterbildung auf, etwa zur Fachkraft für Lohn und Gehalt bei der IHK, zum Fachassistenten Lohn und Gehalt bei einer Steuerberaterkammer oder zum Geprüften Personalfachkaufmann. Quereinsteiger aus anderen Bürotätigkeiten finden über berufsbegleitende Lehrgänge und Softwareschulungen in den Beruf, brauchen aber meist eine längere Einarbeitung mit Begleitung durch erfahrene Kollegen, weil die Abrechnung ohne Routine fehleranfällig ist.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus. Zum Monatsende müssen Abrechnungen, Überweisungen und Meldungen fristgerecht fertig sein, die Beitragsnachweise sogar einige Arbeitstage vorher. In diesen Tagen ist Urlaub schwer zu nehmen und Mehrarbeit üblich, zum Jahreswechsel mit Jahresmeldungen und neuen Rechengrößen noch stärker. Fehler fallen sofort auf, denn sie betreffen das Geld anderer Menschen, und Nachberechnungen kosten Zeit und Vertrauen. Sozialversicherungs- und Steuerrecht ändern sich laufend, regelmäßige Fortbildung gehört deshalb zum Beruf. In Kanzleien kommt hinzu, dass Mandanten Unterlagen oft spät oder unvollständig liefern und trotzdem pünktliche Abrechnungen erwarten. Gefordert sind Sorgfalt, Zahlenverständnis, Verschwiegenheit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck konzentriert zu bleiben.
Aussichten
Die Nachfrage ist hoch und konjunkturell wenig abhängig, weil jedes Unternehmen mit Beschäftigten abrechnen muss. Viele Kanzleien und Betriebe suchen erfahrene Fachkräfte über längere Zeit. Die Digitalisierung übernimmt Routineschritte, die rechtliche Prüfung von Sonderfällen und die Beratung bleiben aber gefragt. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Personalsachbearbeitung oder das Personalcontrolling, zu Softwareanbietern als Berater oder in die Selbstständigkeit als Abrechnungsdienstleister, wobei die eigentliche Lohnabrechnung für Dritte in Deutschland rechtlich eng geregelt ist.