Was macht ein Entgeltabrechner?
Entgeltabrechner sorgen dafür, dass Beschäftigte jeden Monat das richtige Entgelt erhalten und Finanzamt sowie Sozialversicherungsträger korrekt beliefert werden. Dazu pflegen sie Stammdaten, erfassen Neueintritte, Austritte, Stundenänderungen, Zuschläge und Fehlzeiten und rechnen anschließend in Programmen wie DATEV, SAP HCM, LOGA oder im öffentlichen Bereich häufig KIDICAP ab. Zum Alltag gehören Meldungen an Krankenkassen, die Lohnsteueranmeldung, die Bearbeitung von Pfändungen, Entgeltersatzleistungen bei Krankheit oder Elternzeit sowie Bescheinigungen für Arbeitsagentur und Krankenkassen. Im öffentlichen Dienst kommen die Eingruppierung nach Tarifvertrag, Stufenaufstiege, Jahressonderzahlungen und die Meldungen zur Zusatzversorgung etwa bei der VBL oder einer kommunalen Zusatzversorgungskasse hinzu. Ein großer Teil der Arbeit besteht darin, Rückfragen von Beschäftigten zu klären, Abrechnungen nach Betriebsprüfungen zu korrigieren und mit Personalabteilung, Buchhaltung und Behörden abzustimmen.
Wie wird man Entgeltabrechner?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufmann oder Steuerfachangestellter, im öffentlichen Dienst häufig als Verwaltungsfachangestellter. Darauf folgt eine Weiterbildung zur Fachkraft Lohn und Gehalt, zum Geprüften Personalfachkaufmann oder ein Lehrgang eines Softwareanbieters. Quereinsteiger aus Buchhaltung oder Sachbearbeitung finden über berufsbegleitende Kurse in den Beruf, brauchen aber in der Regel einige Abrechnungsperioden unter Anleitung, bevor sie eigenständig einen Mandanten- oder Beschäftigtenkreis betreuen. Im öffentlichen Dienst wird Tarifwissen oft über den Angestelltenlehrgang oder interne Schulungen vermittelt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus: Bis zum Abrechnungsschluss müssen alle Daten vollständig sein, danach lassen sich Fehler nur noch mit Aufwand korrigieren. In der Woche vor dem Lauf und rund um den Jahreswechsel, wenn Beitragssätze, Grenzwerte und Steuertabellen wechseln, steigt der Druck deutlich. Urlaub in diesen Phasen ist oft schwer zu bekommen. Gefordert sind Genauigkeit, Zahlenverständnis und die Bereitschaft, sich laufend in Gesetzesänderungen und neue Tarifabschlüsse einzuarbeiten. Schwer fällt vielen der Umgang mit unvollständigen Unterlagen aus den Fachabteilungen und mit Beschäftigten, die über Abzüge verärgert sind. Wer mit Gehaltsdaten arbeitet, muss außerdem strikt verschwiegen sein, auch gegenüber Kollegen.
Aussichten
Fachkräfte in der Entgeltabrechnung werden seit Jahren gesucht, im öffentlichen Dienst ebenso wie bei Abrechnungsdienstleistern und Steuerkanzleien. Die Software übernimmt zwar Rechenschritte, das Prüfen von Sonderfällen, Meldungen und tariflichen Regeln bleibt aber Handarbeit. Mit Erfahrung führt der Weg zur Teamleitung Entgeltabrechnung, in die Personalsachbearbeitung mit Schwerpunkt Tarifrecht, in die Betreuung von Abrechnungssystemen oder in die Beratung bei Softwareanbietern. Eine Spezialisierung auf Zusatzversorgung, Beamtenbesoldung oder internationale Entsendungen erhöht die Chancen auf besser bezahlte Stellen.