Was macht ein Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung?
Im Mittelpunkt steht die laufende Buchführung eines Unternehmens. Sachbearbeiter prüfen Eingangsrechnungen sachlich und rechnerisch, kontieren sie und buchen sie in Systemen wie DATEV, SAP FI, Lexware oder Diamant. Sie bereiten Zahlungsläufe vor, gleichen Bankkonten ab, buchen Zahlungseingänge auf offene Posten und kümmern sich um das Mahnwesen. Dazu kommen das Abstimmen von Sachkonten, das Klären von Differenzen mit Lieferanten, Kunden und Fachabteilungen sowie die Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung. Zum Monats- und Jahresende arbeiten sie beim Abschluss mit: Abgrenzungen buchen, Rückstellungen vorbereiten, Anlagenbuchhaltung pflegen, Unterlagen für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zusammenstellen. In technischen und industriellen Betrieben kommen häufig Projektabrechnungen, Reisekosten und die Zusammenarbeit mit Einkauf und Controlling hinzu. Je nach Betriebsgröße ist die Arbeit stark spezialisiert, etwa nur auf die Kreditorenbuchhaltung, oder umfasst in kleineren Firmen die gesamte Buchhaltung.
Wie wird man Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung?
Der übliche Weg ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder Steuerfachangestellter. Viele sammeln danach erste Erfahrung in der Buchhaltung und bilden sich berufsbegleitend weiter, zum Beispiel zum geprüften Finanzbuchhalter (IHK) oder zum Bilanzbuchhalter. Auch ein betriebswirtschaftliches Studium führt in den Beruf, wird für die reine Sachbearbeitung aber selten verlangt. Quereinsteiger aus anderen kaufmännischen Bereichen kommen über Lehrgänge der IHK oder privater Bildungsträger hinein; ohne nachweisbare Buchhaltungspraxis ist der Einstieg allerdings schwer, weil viele Arbeitgeber Erfahrung mit einer bestimmten Software erwarten.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit verlangt Genauigkeit über lange Strecken und Geduld bei Routine. Ein Großteil der Zeit besteht aus wiederkehrenden Vorgängen am Bildschirm, was nicht jedem liegt. Zu Monatsende, Quartalsende und vor allem in der Abschlussphase zu Jahresbeginn steigt der Termindruck deutlich, Überstunden sind dann in vielen Betrieben üblich. Fristen für Steuermeldungen und Zahlungsziele sind nicht verhandelbar. Hinzu kommt Klärungsarbeit, die Fingerspitzengefühl braucht: fehlende Belege bei Kollegen anfordern, Lieferanten wegen Abweichungen anrufen, säumige Kunden mahnen. Steuerrecht und Rechnungslegung ändern sich regelmäßig, sodass laufende Weiterbildung zum Beruf gehört. Abgesehen von den Abschlussphasen sind die Arbeitszeiten meist regelmäßig und gut planbar, Teilzeit ist verbreitet.
Aussichten
Die Nachfrage nach Fachkräften in der Finanzbuchhaltung ist seit Jahren hoch, viele Betriebe suchen länger nach geeigneten Bewerbern. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf: Belegerfassung, Rechnungseingang und Bankabgleich werden zunehmend automatisiert, die E-Rechnungspflicht verstärkt das. Einfache Erfassungsarbeit nimmt ab, gefragt sind dagegen Prüfung, Klärung von Ausnahmen und Systemverständnis. Entwicklungswege führen über die Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter in die Abschlusserstellung, ins Controlling, in die Lohnbuchhaltung oder in eine Teamleitung der Buchhaltung.