Was macht ein Sachbearbeiter Debitorenmanagement?
Im Mittelpunkt steht die Frage, ob Geld, das einem Unternehmen zusteht, auch ankommt. Sachbearbeiter im Debitorenmanagement gleichen täglich Kontoauszüge mit offenen Posten ab, ordnen Zahlungseingänge den richtigen Konten zu und klären Differenzen, etwa wenn ein Betrag ohne Verwendungszweck eingeht oder eine Teilzahlung nicht zur Rechnung passt. Sie steuern das Mahnwesen, verschicken Zahlungserinnerungen und Mahnungen und verhandeln Ratenzahlungen.
In Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen, wo viele dieser Stellen angesiedelt sind, betrifft das vor allem Mieterkonten: Mietrückstände, Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung, Rücklastschriften und Kautionen. Bleiben Zahlungen dauerhaft aus, bereiten Sachbearbeiter gerichtliche Mahnverfahren vor, übergeben Fälle an Inkassodienste oder Anwälte und liefern Unterlagen für Kündigungen und Räumungsklagen zu. Dazu kommen Telefonate und E-Mails mit Mietern, Abstimmungen mit der Objektbetreuung und Auswertungen für den Monats- oder Jahresabschluss. Gearbeitet wird mit ERP-Systemen wie SAP, Wodis Sigma, iX-Haus oder DATEV.
Wie wird man Sachbearbeiter Debitorenmanagement?
Ein eigener Ausbildungsberuf existiert nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Immobilienkaufmann, Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellter. Für die Immobilienbranche ist die Ausbildung zum Immobilienkaufmann besonders passend, weil sie Mietrecht und Mieterbuchhaltung abdeckt. Quereinsteiger aus der allgemeinen Buchhaltung, dem Inkasso oder dem Kundenservice finden ebenfalls Stellen, sofern sie Buchhaltungskenntnisse mitbringen. Weiterbildungen zum Finanzbuchhalter, zum Geprüften Bilanzbuchhalter oder zum Credit Manager öffnen den Weg zu anspruchsvolleren Aufgaben.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und verlangt Genauigkeit über viele gleichartige Vorgänge hinweg. Wer ungern Zahlenkolonnen abgleicht, empfindet sie schnell als eintönig. Belastend sind oft die Gespräche mit säumigen Zahlern: Hinter Mietrückständen stehen häufig Arbeitslosigkeit, Krankheit oder Trennung, und Sachbearbeiter müssen zwischen Verständnis und konsequentem Vorgehen abwägen. Manche Gespräche verlaufen unfreundlich. Zum Monatsanfang, wenn Mieten eingehen, und zum Monats- und Jahresabschluss steigt das Arbeitsaufkommen deutlich, Fristen im Mahnverfahren lassen wenig Spielraum. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und liegen in der üblichen Bürozeit, Wochenendarbeit ist selten. Grundkenntnisse im Mietrecht und im Forderungsrecht werden im Alltag ständig gebraucht.
Aussichten
Forderungen müssen in jeder Konjunkturlage eingetrieben werden, in schwierigen Zeiten eher mehr als weniger. Wohnungsunternehmen, Hausverwaltungen, Energieversorger und Dienstleister suchen regelmäßig nach Fachkräften, auch weil viele erfahrene Beschäftigte in den kommenden Jahren in Rente gehen. Gleichzeitig übernimmt Software zunehmend die automatische Zuordnung von Zahlungen und den Versand einfacher Mahnungen. Gefragt bleiben damit vor allem die Klärung schwieriger Fälle, Verhandlungen und die Betreuung des Verfahrens. Mit Erfahrung und Weiterbildung sind Wege in die Teamleitung Forderungsmanagement, in die Bilanzbuchhaltung oder ins Credit Management möglich.