Was macht ein Referent?
„Referent“ ist keine geschützte Berufsbezeichnung, sondern eine Funktionsbezeichnung für Fachkräfte, die ein Themengebiet eigenständig verantworten, ohne zwingend Personal zu führen. Es gibt Referenten für Marketing, Vertrieb, Grundsatzfragen oder Kommunikation. Am häufigsten ist die Rolle im Personalwesen, als Personal- oder HR-Referent. Dort betreut ein Referent meist einen festen Kreis von Abteilungen oder Standorten. Zur täglichen Arbeit gehören Arbeitsverträge und Vertragsänderungen aufsetzen, Arbeitszeugnisse schreiben, Fragen zu Elternzeit, Teilzeit, Urlaubsansprüchen oder Kündigungsfristen beantworten und Führungskräfte bei Abmahnungen, Versetzungen und Trennungen beraten. Hinzu kommen Stellenausschreibungen, Bewerbungsgespräche und die Abstimmung mit dem Betriebsrat, etwa bei Einstellungen oder Eingruppierungen. Neben dem Tagesgeschäft arbeiten Referenten an Projekten: eine neue Betriebsvereinbarung zur mobilen Arbeit, ein Onboarding-Konzept, die Einführung einer Personalsoftware oder die Vorbereitung der jährlichen Gehaltsrunde.
Wie wird man Referent?
Der übliche Weg führt über ein Studium, häufig Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal, Wirtschaftspsychologie, Rechtswissenschaften oder Sozialwissenschaften. Viele Stellen setzen zusätzlich einige Jahre Berufserfahrung voraus, Einsteiger beginnen deshalb oft als Junior-Referent, als Trainee oder als Personalsachbearbeiter. Ein zweiter Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa zur Personaldienstleistungskauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement, gefolgt von der Aufstiegsfortbildung zum Geprüften Personalfachkaufmann bei der IHK. Quereinsteiger aus der Personalberatung, dem Recruiting oder der Lohnbuchhaltung finden ebenfalls Zugang, wenn sie arbeitsrechtliche Grundkenntnisse nachweisen können. Im öffentlichen Dienst verlangen Referentenstellen in der Regel einen Hochschulabschluss, oft einen Master.
Was der Beruf verlangt
Referenten stehen zwischen mehreren Seiten: Geschäftsleitung, Führungskräfte, Beschäftigte und Betriebsrat haben unterschiedliche Interessen, und der Referent muss Lösungen finden, die rechtlich halten und intern tragbar sind. Unangenehme Aufgaben gehören dazu, etwa Kündigungen vorzubereiten oder Anfragen abzulehnen. Die Arbeit ist von Unterbrechungen geprägt, weil Rückfragen per Telefon und Mail laufend dazwischenkommen, während Projekte gleichzeitig vorankommen sollen. Zu bestimmten Zeiten steigt der Druck deutlich, etwa bei Umstrukturierungen, in der Einstellungssaison oder vor Fristen für Gehaltsanpassungen. Das Arbeitsrecht ändert sich durch Gesetze und Urteile ständig, was regelmäßige Weiterbildung verlangt. Die Arbeitszeiten liegen überwiegend im üblichen Bürorahmen, Überstunden kommen in Projektphasen vor.
Aussichten
Die Nachfrage nach Personalreferenten ist stabil. Fachkräftemangel, häufigere Jobwechsel und mehr Regelungsbedarf bei Arbeitszeit und mobiler Arbeit halten den Bedarf hoch. Gleichzeitig werden einfache Verwaltungsvorgänge zunehmend über Personalsoftware und Self-Service-Portale abgewickelt, wodurch sich die Rolle stärker zur Beratung und Projektarbeit verschiebt. Entwicklungswege führen zum Senior-Referenten, zum HR Business Partner, in eine Spezialisierung wie Vergütung, Arbeitsrecht oder Personalentwicklung oder in die Leitung einer Personalabteilung. Auch der Wechsel in die Personalberatung oder in eine selbstständige Tätigkeit als Berater ist möglich.