Was macht ein Personalsachbearbeiter Payroll?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Dazu gehört, Stammdaten neuer Beschäftigter anzulegen, Änderungen wie Steuerklassenwechsel, Adressänderungen oder Gehaltserhöhungen einzupflegen und Arbeitszeiten, Zuschläge, Fehlzeiten und Sonderzahlungen in das Abrechnungssystem zu übernehmen. Gearbeitet wird meist mit Programmen wie DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, SAP HCM, Personio oder Loga. Nach der Abrechnung folgen die Meldungen: Beitragsnachweise an die Krankenkassen, DEÜV-Meldungen, Lohnsteueranmeldungen, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Bescheinigungen für Arbeitsagentur oder Krankenkasse. Hinzu kommen Pfändungen, betriebliche Altersvorsorge, Dienstwagenversteuerung und die Abstimmung der Lohnkonten mit der Finanzbuchhaltung.
In der Personaldienstleistung, also bei Zeitarbeitsfirmen und Abrechnungsdienstleistern, ist die Zahl der Abrechnungen pro Person oft hoch. Bei Zeitarbeitsfirmen kommen Stundenzettel aus vielen Kundeneinsätzen, wechselnde Einsatzorte, Branchenzuschläge nach den Zeitarbeitstarifen und eine hohe Zahl an Ein- und Austritten hinzu. Ein weiterer Teil der Arbeit sind Rückfragen: Beschäftigte rufen an, weil Überstunden fehlen oder ein Abzug unklar ist, Niederlassungen fragen nach Fristen, Prüfer der Rentenversicherung verlangen Unterlagen.
Wie wird man Personalsachbearbeiter Payroll?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufmann, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellter, und anschließend über Berufspraxis in der Abrechnung. Viele Arbeitgeber erwarten zusätzlich eine Weiterbildung zum Fachkaufmann für Lohn und Gehalt oder zum geprüften Personalfachkaufmann bei der IHK, die berufsbegleitend ein bis zwei Jahre dauert. Ein Quereinstieg ist möglich, etwa aus der Buchhaltung oder der Personalverwaltung, setzt aber meist einen Lehrgang in Entgeltabrechnung voraus. Ohne Abrechnungserfahrung ist der Einstieg schwer, weil das Sozialversicherungs- und Steuerrecht umfangreich ist und Fehler direkt beim Beschäftigten ankommen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus. In den Tagen vor dem Abrechnungsschluss und vor den Fälligkeitsterminen der Sozialversicherungsbeiträge steht die Arbeit unter deutlichem Zeitdruck, Urlaub ist in dieser Phase oft nicht möglich. Jahreswechsel, Gesetzesänderungen und neue Beitragssätze bringen Mehrarbeit und verlangen laufende Weiterbildung. Gefragt sind Genauigkeit und die Bereitschaft, sich in Paragrafen und Rundschreiben einzulesen. Der Umgang mit Gehältern, Krankheiten und Pfändungen verlangt Verschwiegenheit. Schwer fällt vielen die Mischung aus konzentrierter Routinearbeit und ständigen Unterbrechungen durch Rückfragen, teils von verärgerten Beschäftigten, deren Lohn nicht stimmt. In der Zeitarbeit kommen hohe Fallzahlen und häufige Korrekturabrechnungen hinzu; die Fluktuation im Team ist dort spürbar.
Aussichten
Erfahrene Abrechnungskräfte werden seit Jahren gesucht, viele Stellen bleiben lange unbesetzt. Digitalisierung nimmt Routineschritte wie die Datenerfassung ab, die Prüfung, die Klärung von Sonderfällen und die rechtliche Einordnung bleiben aber beim Menschen. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Systembetreuung von Abrechnungssoftware, in die Beratung bei Softwareanbietern und Dienstleistern oder über weitere Qualifikationen in die allgemeine Personalleitung. Wer Erfahrung mit internationalen Beschäftigten, Tarifwerken oder bestimmten Systemen mitbringt, hat besonders gute Chancen.