Was macht ein Personalsachbearbeiter mit Schwerpunkt Entgeltabrechnung?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Dazu gehört, Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge, Urlaubs- und Krankheitstage aus Zeiterfassung und Meldungen der Abteilungen zu übernehmen, Ein- und Austritte anzulegen und Stammdaten wie Steuerklasse, Krankenkasse oder Bankverbindung aktuell zu halten. Die Abrechnung selbst läuft über Programme wie DATEV Lohn und Gehalt, SAP HCM, Lexware oder LOGA. Danach folgen die Beitragsnachweise an die Krankenkassen, die Lohnsteueranmeldung, DEÜV-Meldungen und die Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung. Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen ihre Abrechnung erklärt haben, Krankenkassen fordern Unterlagen an, Behörden verlangen Bescheinigungen etwa für Elterngeld oder Arbeitslosengeld. Hinzu kommen Sonderfälle wie Pfändungen, Kurzarbeit, Mutterschutz, Dienstwagen oder betriebliche Altersvorsorge. Bei Steuerkanzleien und Abrechnungsdienstleistern betreut eine Fachkraft oft die Abrechnung mehrerer Mandanten mit unterschiedlichen Tarifen und Lohnarten. In Unternehmen kommen je nach Stelle weitere Personalaufgaben hinzu, etwa Arbeitsverträge vorbereiten oder Zeugnisse entwerfen.
Wie wird man Personalsachbearbeiter mit Schwerpunkt Entgeltabrechnung?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufmann, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellter, gefolgt von Berufspraxis in der Lohnabrechnung. Viele Arbeitgeber erwarten zusätzlich eine Weiterbildung, zum Beispiel zur Fachkraft für Lohn und Gehalt, zum Entgeltabrechner (IHK) oder zum Geprüften Personalfachkaufmann. Solche Lehrgänge laufen meist berufsbegleitend über einige Monate bis zwei Jahre. Quereinsteiger aus Buchhaltung oder Verwaltung finden häufig über Abrechnungsdienstleister den Einstieg, wo sie mit einfachen Mandanten beginnen. Ein betriebswirtschaftliches Studium ist nicht nötig, öffnet aber den Weg in Leitungsfunktionen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Fristen. Beitragsnachweise müssen zum drittletzten Bankarbeitstag vorliegen, und die Gehälter müssen pünktlich ausgezahlt werden. In den Tagen vor dem Abrechnungsschluss ist Urlaub kaum möglich, und Mehrarbeit ist in dieser Phase verbreitet, ebenso zum Jahreswechsel. Fehler fallen sofort auf, weil sie das Geld anderer Menschen betreffen, und Gespräche mit verärgerten Beschäftigten gehören dazu. Das Sozialversicherungs- und Steuerrecht ändert sich jährlich, wer im Beruf bleibt, muss sich laufend fortbilden. Gefragt sind Genauigkeit, Zahlenverständnis, Diskretion und die Geduld, Regeln verständlich zu erklären. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm.
Aussichten
Fachkräfte in der Entgeltabrechnung werden seit Jahren gesucht, viele Stellen bleiben lange unbesetzt. Die Nachfrage ist branchenübergreifend und wenig konjunkturabhängig, weil jedes Unternehmen mit Beschäftigten abrechnen muss. Automatisierung nimmt Routineschritte ab, die Klärung von Sonderfällen und die Prüfung bleiben jedoch Facharbeit. Mit Erfahrung führen Wege zur Teamleitung Payroll, in die Personalleitung kleinerer Betriebe, in die Softwareberatung für Abrechnungssysteme oder in die Selbstständigkeit als Lohnbüro im Auftrag von Steuerkanzleien.