Was macht ein kaufmännischer Immobilienverwalter?
Kaufmännische Immobilienverwalter kümmern sich um alles, was an einer Immobilie mit Geld, Verträgen und Verwaltung zu tun hat. In der Mietverwaltung betreuen sie Mietverhältnisse im Auftrag von Eigentümern: Mietverträge vorbereiten, Mieteingänge überwachen, Mahnungen schreiben, Kautionen abrechnen, Mieterhöhungen nach Mietspiegel oder Indexklausel berechnen und die jährliche Betriebskostenabrechnung erstellen. In der WEG-Verwaltung arbeiten sie für Eigentümergemeinschaften: Sie stellen Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen auf, verwalten die Erhaltungsrücklage, bereiten Eigentümerversammlungen vor, leiten sie, schreiben die Protokolle und setzen die Beschlüsse um. Dazu kommen die Objektbuchhaltung in Programmen wie Domus, Haufe PowerHaus oder Karthago, die Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Beiräten und Behörden sowie die Abstimmung mit Handwerkern und Hausmeisterdiensten. Die technische Betreuung liegt in größeren Verwaltungen bei eigenen Kollegen, in kleinen Büros übernehmen kaufmännische Verwalter Teile davon mit.
Wie wird man kaufmännischer Immobilienverwalter?
Der übliche Einstieg ist die dreijährige duale Ausbildung zum Immobilienkaufmann. Viele bilden sich danach zum Geprüften Immobilienfachwirt (IHK) weiter oder studieren Immobilienwirtschaft. Quereinsteiger kommen häufig aus der Buchhaltung, aus Steuerkanzleien oder dem Büromanagement; ihnen fehlen anfangs vor allem Kenntnisse im Miet- und Wohnungseigentumsrecht, die Arbeitgeber oft über Lehrgänge nachschulen. Seit der WEG-Reform haben Eigentümergemeinschaften Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter; der Nachweis wird über eine IHK-Prüfung erbracht, wobei Immobilienkaufleute und Fachwirte davon befreit sind. Verwalter mit eigener Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO und ihre Mitarbeitenden müssen regelmäßig Weiterbildungen nachweisen.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf ist arbeitsintensiv. Ein Verwalter betreut oft mehrere hundert Einheiten, und die Abrechnungssaison im Frühjahr und Sommer bringt deutlichen Termindruck. Eigentümerversammlungen finden meist abends statt, gebündelt in bestimmten Monaten. Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Konfliktmanagement: verärgerte Mieter, zerstrittene Eigentümer, Beschwerden über Lärm, Schäden oder Abrechnungen. Wer Auseinandersetzungen schlecht abgrenzen kann, empfindet den Beruf als belastend. Gefragt sind Sorgfalt mit Zahlen, sicherer Umgang mit Rechtsvorschriften und ein strukturierter Umgang mit vielen gleichzeitig offenen Vorgängen. Die Branche gilt als personell knapp besetzt, und die Fluktuation ist in vielen Verwaltungen hoch, was die Arbeitslast für die Verbleibenden zusätzlich erhöht.
Aussichten
Die Nachfrage nach Verwaltern ist seit Jahren größer als das Angebot an Fachkräften, besonders in der WEG-Verwaltung. Gründe sind der wachsende Bestand an Eigentumswohnungen, steigende rechtliche Anforderungen und die Altersstruktur der Branche. Wer Erfahrung mitbringt, findet in der Regel schnell eine Stelle und hat Spielraum bei Arbeitsbedingungen. Entwicklungswege führen zur Teamleitung, in die Leitung einer Verwaltungsabteilung, in das Asset- oder Portfoliomanagement bei institutionellen Eigentümern oder in die Selbstständigkeit mit eigener Verwaltung. Die Digitalisierung von Abrechnung, Belegverwaltung und Mieterkommunikation verändert den Alltag, ersetzt die Beratung und Versammlungsleitung aber nicht.