Was macht ein WEG-Buchhalter?
Ein WEG-Buchhalter betreut die Finanzen von Wohnungseigentümergemeinschaften, meist im Auftrag einer Hausverwaltung. Zu einem Bestand gehören oft Dutzende Gemeinschaften, jede mit eigenen Konten, eigener Teilungserklärung und eigenen Beschlüssen. Im Alltag werden Kontoauszüge verbucht, eingehende Rechnungen von Hausmeisterdiensten, Versorgern oder Handwerkern geprüft und zur Zahlung freigegeben, Hausgeldeingänge mit den Sollstellungen abgeglichen und säumige Eigentümer gemahnt. Die Erhaltungsrücklage muss sauber getrennt geführt werden. Den Schwerpunkt des Jahres bilden die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan nach dem Wohnungseigentumsgesetz: Kosten werden nach den geltenden Schlüsseln auf die Einheiten verteilt, Heizkostenabrechnungen der Messdienstleister eingepflegt, haushaltsnahe Dienstleistungen ausgewiesen und Vermögensberichte erstellt. Dazu kommen Rückfragen von Eigentümern und Verwaltungsbeiräten, die Vorbereitung der Belegprüfung und die Zuarbeit für den Verwalter vor Eigentümerversammlungen. Gearbeitet wird in Branchensoftware für die Immobilienverwaltung.
Wie wird man WEG-Buchhalter?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, am häufigsten als Immobilienkaufmann oder Immobilienkauffrau, daneben als Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte oder Industriekaufmann mit anschließender Einarbeitung in die WEG-Buchhaltung. Quereinsteiger aus der allgemeinen Finanzbuchhaltung finden häufig Stellen, weil Hausverwaltungen händeringend suchen; die Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts und der Abrechnungslogik müssen sie allerdings erst lernen, was in der Praxis ein bis zwei Abrechnungsperioden dauert. Weiterbildungen wie der Geprüfte Immobilienfachwirt oder Lehrgänge zur WEG-Abrechnung bei Verbänden und Akademien vertiefen das Wissen. Wer bei einem Verwalter mitarbeitet, der eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung hat, fällt in vielen Fällen unter die dort geregelte Weiterbildungspflicht.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist genau und kleinteilig: Ein falscher Verteilerschlüssel oder eine falsch zugeordnete Zahlung zieht sich durch die ganze Abrechnung und landet als Beschwerde beim Verwalter oder als Anfechtung in der Versammlung. Die Monate von Januar bis zum Sommer stehen unter erheblichem Termindruck, weil viele Gemeinschaften ihre Abrechnungen vor der Eigentümerversammlung brauchen und Messdienstleister ihre Daten oft spät liefern. Der Kontakt mit Eigentümern verlangt Geduld, denn Abrechnungen werden häufig kritisch gelesen und Rückfragen sind teils gereizt. In vielen Hausverwaltungen ist die Personaldecke dünn, Bestände pro Kopf sind groß, und Vertretungen fallen schwer. Die Fluktuation in der Branche ist spürbar, was die Last auf die Verbleibenden erhöht. Gefragt sind Zahlenverständnis, Grundkenntnisse im Wohnungseigentumsrecht, sicherer Umgang mit Software und die Fähigkeit, Sachverhalte für Laien verständlich zu erklären.
Aussichten
Die Nachfrage ist hoch und dürfte es bleiben. Seit der WEG-Reform 2020 sind die Anforderungen an Abrechnung und Vermögensbericht gestiegen, gleichzeitig suchen Hausverwaltungen seit Jahren vergeblich nach Fachkräften. Erfahrene WEG-Buchhalter haben deshalb eine gute Verhandlungsposition. Entwicklungswege führen zur Leitung der Buchhaltung in einer größeren Verwaltung, in die Objektbetreuung als WEG-Verwalter, mit entsprechender Weiterbildung zum zertifizierten Verwalter, oder in die Selbständigkeit als externer Abrechnungsdienstleister für mehrere Verwaltungen. Die Digitalisierung mit Bankschnittstellen und digitaler Belegerfassung verändert die Arbeit, ersetzt aber nicht die fachliche Prüfung.