Was macht ein Sales Assistant?
Ein Sales Assistant, oft auch Vertriebsassistenz genannt, arbeitet dem Vertrieb zu. Der Alltag besteht aus vielen kleinen, wiederkehrenden Aufgaben: Angebote nach Vorgaben erstellen und nachfassen, Aufträge im ERP-System anlegen, Lieferzeiten mit Lager oder Logistik abstimmen, Kundendaten im CRM pflegen und Rückfragen von Kunden per Telefon und E-Mail beantworten. Dazu kommen Termine für Vertriebsmitarbeitende koordinieren, Reisen buchen, Präsentationen und Messeauftritte vorbereiten sowie Umsatzberichte und Auswertungen für die Vertriebsleitung zusammenstellen. In kleineren Betrieben überschneidet sich die Stelle stark mit der Sachbearbeitung im Vertriebsinnendienst, in größeren Unternehmen ist sie enger auf die Unterstützung eines Teams oder einer Führungskraft zugeschnitten. In manchen Stellen gehören auch eigene Telefonakquise oder die Betreuung kleinerer Bestandskunden dazu.
Wie wird man Sales Assistant?
Ein geschützter Ausbildungsweg existiert nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, im Groß- und Außenhandelsmanagement oder als Industriekaufmann oder Industriekauffrau, jeweils mit einer Dauer von meist drei Jahren. Ein Teil der Stellen wird mit Absolventen eines betriebswirtschaftlichen Studiums besetzt, die die Assistenz als Einstieg in den Vertrieb nutzen. Quereinsteiger aus Kundenservice, Empfang oder Einzelhandel haben Chancen, wenn sie sicher mit Office-Programmen umgehen und Erfahrung im Kundenkontakt mitbringen. Gute Englischkenntnisse werden in international aufgestellten Unternehmen fast immer verlangt, Kenntnisse in gängigen CRM-Systemen sind ein Vorteil.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit verlangt Ordnung und Verlässlichkeit, weil viele Vorgänge gleichzeitig laufen und Fehler in Angeboten oder Aufträgen direkt beim Kunden ankommen. Der Takt wird oft von anderen bestimmt: Wenn der Außendienst kurzfristig ein Angebot braucht oder zum Quartalsende Abschlüsse zählen, entsteht Termindruck. Häufige Unterbrechungen durch Anrufe und Anfragen gehören dazu und fallen Menschen schwer, die lieber konzentriert an einer Sache arbeiten. Die Arbeitszeiten liegen meist im Rahmen regulärer Bürozeiten, Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten wird aber erwartet. Ein Teil der Tätigkeit ist Routine, was auf Dauer eintönig wirken kann. Freundlicher Umgang mit Kunden, auch bei Reklamationen, ist Voraussetzung.
Aussichten
Vertriebsassistenzen werden in nahezu allen Branchen gesucht, vom Dienstleister über den Großhandel bis zur Industrie und Softwarebranche. Die Nachfrage ist stabil, die Stellen sind allerdings vielfach austauschbar und werden nicht immer gut bezahlt. Ein Teil der administrativen Aufgaben wird durch automatisierte Angebots- und CRM-Prozesse kleiner, während Koordination und Kundenkontakt bleiben. Entwicklungswege führen in den Vertriebsinnendienst mit eigener Kundenverantwortung, ins Key Account Management, in den Außendienst oder in die Teamleitung. Weiterbildungen zum Fachwirt für Vertrieb oder zum Betriebswirt erleichtern den Aufstieg.