Was macht die Sachbearbeitung Einkauf?
Im Mittelpunkt steht der operative Einkauf: Bedarfsmeldungen aus Fachabteilungen, Produktion oder Lager entgegennehmen, Angebote einholen und vergleichen, Bestellungen im Warenwirtschafts- oder ERP-System anlegen und Auftragsbestätigungen mit der Bestellung abgleichen. Ein großer Teil des Tages besteht aus Terminverfolgung: Liefertermine überwachen, bei Verzögerungen nachfassen und betroffene Abteilungen informieren. Dazu kommen die Pflege von Lieferanten- und Artikelstammdaten, die Klärung von Preis- und Mengenabweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung sowie die Bearbeitung von Reklamationen. In Dienstleistungsunternehmen geht es häufig um Büromaterial, IT-Ausstattung, Fahrzeuge, Reinigungs- oder Wartungsleistungen und Rahmenverträge; in der Industrie um Rohstoffe und Bauteile. Strategische Aufgaben wie große Vertragsverhandlungen liegen meist bei Einkäuferinnen und Einkäufern, die Sachbearbeitung bereitet sie mit Auswertungen und Preisvergleichen vor.
Wie wird man Sachbearbeiter im Einkauf?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, im Groß- und Außenhandelsmanagement oder als Industriekaufmann oder Industriekauffrau. Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre und findet im Betrieb und an der Berufsschule statt. Auch Absolventinnen und Absolventen eines betriebswirtschaftlichen Studiums steigen hier ein, oft mit dem Ziel, später in den strategischen Einkauf zu wechseln. Ein Quereinstieg ist möglich, wenn kaufmännische Berufserfahrung vorhanden ist, etwa aus Auftragsbearbeitung, Disposition oder Buchhaltung. Weiterbildungen wie Fachkaufmann oder Fachkauffrau für Einkauf und Logistik (IHK) oder Lehrgänge des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik verbessern die Chancen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und verlangt Genauigkeit: Ein Zahlendreher in der Bestellmenge oder ein übersehener Liefertermin kann Produktion oder Projekte aufhalten. Wenn Lieferungen ausbleiben, entsteht Druck von zwei Seiten, denn die Fachabteilungen wollen eine Lösung und die Lieferanten sind nicht immer erreichbar. Gefragt sind Verhandlungsgeschick am Telefon, ein sicherer Umgang mit ERP-Systemen und Excel sowie oft Englischkenntnisse, wenn international eingekauft wird. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und liegen in den üblichen Bürozeiten; Überstunden fallen vor allem zum Jahres- oder Quartalsende, bei Inventuren und bei Lieferengpässen an. Viele Tätigkeiten wiederholen sich, was nicht jedem liegt. Wer gern abgeschlossene Vorgänge abarbeitet und Ordnung in Abläufe bringt, findet sich gut zurecht.
Aussichten
Einkaufssachbearbeitung wird in fast allen Branchen gebraucht, von der Industrie über Handel und Gesundheitswesen bis zu Dienstleistern und öffentlichen Verwaltungen. Die Nachfrage ist stabil. Routineaufgaben wie Bestellauslösung und Rechnungsabgleich werden zunehmend automatisiert, dafür gewinnen Lieferantenbewertung, Datenpflege und die Absicherung von Lieferketten an Gewicht. Entwicklungswege führen in den strategischen Einkauf, in die Leitung einer Einkaufsabteilung, in die Disposition und Logistik oder in die öffentliche Vergabe, die eigene Kenntnisse im Vergaberecht verlangt.