Was macht ein Sachbearbeiter Auftragsabwicklung?
Im Mittelpunkt steht der Weg eines Auftrags durch das Unternehmen. Eingehende Bestellungen per E-Mail, EDI, Webshop oder Telefon werden geprüft und im ERP-System angelegt, etwa in SAP, Microsoft Dynamics oder einer Branchensoftware. Dazu gehört der Abgleich mit Angeboten, Preislisten und Rahmenverträgen, die Prüfung der Verfügbarkeit und die Abstimmung von Lieferterminen mit Lager, Produktion oder Disposition. Anschließend gehen Auftragsbestätigungen an den Kunden, Lieferscheine und Versandpapiere werden vorbereitet, später Rechnungen oder Gutschriften erstellt. Ein großer Teil des Tages besteht aus Kommunikation: Kunden fragen nach dem Lieferstatus, der Vertrieb braucht Auskünfte, Spediteure melden Verzögerungen. Hinzu kommen Reklamationen, Retouren, Stammdatenpflege und kleinere Auswertungen. In Dienstleistungsbetrieben geht es statt um Waren häufig um Serviceaufträge, Einsatztermine von Technikern oder Vertragsleistungen, die terminiert und abgerechnet werden.
Wie wird man Sachbearbeiter Auftragsabwicklung?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, am häufigsten Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Kaufmann im Groß- und Außenhandelsmanagement. Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre. Eine geschützte Berufsbezeichnung gibt es nicht, deshalb gelingt der Quereinstieg vergleichsweise oft, etwa aus dem Kundenservice, der Logistik oder dem Einzelhandel. Arbeitgeber erwarten dann Erfahrung mit Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen und sicheren Umgang mit Excel. Für Unternehmen mit Auslandskunden sind gute Englischkenntnisse, teils Kenntnisse in Zoll- und Exportabwicklung gefragt. Weiterbildungen zum Fachwirt oder Kurse in SAP SD verbessern die Chancen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und verzeiht wenig Ungenauigkeit: Ein falscher Preis oder eine vertauschte Artikelnummer zieht Reklamationen und Nacharbeit nach sich. Gleichzeitig laufen viele Vorgänge parallel, und Unterbrechungen durch Anrufe und Rückfragen gehören zum Alltag. Zum Monatsende, vor Feiertagen oder bei Lieferengpässen steigt der Druck deutlich, weil Kunden ungeduldig werden und intern Lösungen gefunden werden müssen, für die die Sachbearbeitung selbst keine Entscheidungsbefugnis hat. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig, doch viele Betriebe verlangen feste Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten, teils im Schichtmodell oder mit Spätdiensten, wenn Kunden in anderen Zeitzonen sitzen. Wer gerne eigenständig Themen gestaltet, empfindet die Tätigkeit manchmal als eintönig, da sich die Abläufe stark wiederholen.
Aussichten
Auftragsabwicklung wird in nahezu jedem Unternehmen gebraucht, das Waren oder Leistungen verkauft, entsprechend breit ist die Nachfrage. Zugleich verändert die Automatisierung den Beruf: Elektronischer Datenaustausch und automatische Belegerfassung übernehmen einfache Erfassungsarbeit. Gefragt bleiben Fachkräfte, die Ausnahmen klären, Systeme gut kennen und mit Kunden umgehen können. Entwicklungswege führen zur Teamleitung der Auftragsabwicklung, in den Innendienst des Vertriebs, in Disposition und Einkauf oder als Key User in ERP-Projekte.