Was macht ein Sachbearbeiter Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Im Zentrum steht die monatliche Entgeltabrechnung. Dafür werden Stammdaten gepflegt, also Eintritte, Austritte, Steuerklassen, Krankenkassenwechsel, Bankverbindungen und Vertragsänderungen. Hinzu kommen bewegliche Daten wie Überstunden, Schichtzulagen, Prämien, Fehlzeiten oder Sachbezüge, etwa der Dienstwagen. Nach der Abrechnung im Programm, häufig DATEV LODAS, SAP HCM oder Lösungen wie Personio und Sage, folgen die Meldungen an Krankenkassen, Finanzamt und Berufsgenossenschaft, die Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung und die Zahlungsdateien. Daneben fallen Sonderfälle an: Lohnpfändungen, Elterngeld- und Krankengeldbescheinigungen, Kurzarbeit, betriebliche Altersversorgung, Abfindungen. In Industriebetrieben, etwa der Elektrotechnik oder Feinmechanik, kommen Schichtmodelle, Zeitkonten und tarifliche Eingruppierungen dazu, was die Abrechnung aufwendiger macht. Ein spürbarer Teil der Arbeit besteht aus Rückfragen von Beschäftigten und Führungskräften, die per Telefon, E-Mail oder im persönlichen Gespräch geklärt werden.
Wie wird man Sachbearbeiter Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Eine eigene Ausbildung mit diesem Titel gibt es nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, besonders als Steuerfachangestellte, Industriekaufleute, Kaufleute für Büromanagement oder Personaldienstleistungskaufleute. Darauf baut eine Weiterbildung auf, etwa zur Fachkraft für Lohn und Gehalt, zum geprüften Entgeltabrechner oder zu Personalfachkaufleuten vor der IHK. Wer aus der Steuerberatung kommt, bringt die Abrechnungspraxis oft schon mit. Ein Quereinstieg aus anderen kaufmännischen Bereichen gelingt meist über berufsbegleitende Lehrgänge von IHK oder privaten Anbietern; ohne nachweisbare Abrechnungserfahrung ist der Einstieg allerdings schwerer, weil Betriebe Fehler bei Lohn und Meldungen kaum tolerieren können.
Was der Beruf verlangt
Der Monat hat einen festen Rhythmus: Bis zum Abrechnungsschluss müssen alle Daten vollständig sein, und der Zahltag lässt sich nicht verschieben. In den Tagen davor ist der Termindruck hoch, Urlaub in dieser Phase ist oft schwer zu bekommen. Jahreswechsel, Gesetzesänderungen und neue Beitragssätze bedeuten zusätzliche Arbeit und laufende Weiterbildung, denn Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht ändern sich ständig. Die Tätigkeit verlangt Genauigkeit und Geduld bei kleinteiliger Prüfarbeit. Fehler haben unmittelbare Folgen für die Beschäftigten, und unzufriedene Rückfragen gehören zum Alltag. Zugleich erfordert der Umgang mit Gehältern, Krankheitsdaten und Pfändungen strikte Verschwiegenheit. Die Arbeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm.
Aussichten
Abrechnungsfachkräfte werden seit Jahren gesucht, in Unternehmen ebenso wie in Steuerkanzleien und bei Abrechnungsdienstleistern. Die Komplexität des Rechts sorgt dafür, dass Fachwissen gefragt bleibt, auch wenn Software Routinearbeiten zunehmend übernimmt. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Spezialisierung auf Sozialversicherungsrecht oder internationale Abrechnung, in die Einführung und Betreuung von Abrechnungssoftware oder über weitere Fortbildungen in die allgemeine Personalarbeit. Mit entsprechender Erfahrung ist auch eine freiberufliche Tätigkeit als Lohnabrechner für kleinere Betriebe möglich, sofern die rechtlichen Grenzen zur Steuerberatung beachtet werden.