Was macht ein Payroll Specialist?
Payroll Specialists, im Deutschen meist Entgeltabrechner oder Lohn- und Gehaltsbuchhalter genannt, verantworten die Entgeltabrechnung eines Unternehmens oder mehrerer Mandanten. Im Monatsverlauf pflegen sie Stammdaten, erfassen Neueintritte, Austritte, Gehaltsänderungen, Überstunden, Zuschläge und Fehlzeiten und prüfen, ob alle Angaben aus Personalabteilung und Zeiterfassung vollständig sind. Zum Monatsende läuft die eigentliche Abrechnung in Programmen wie DATEV LODAS, SAP HCM, Personio oder Lösungen von Lohnsoftware-Anbietern. Danach folgen die Meldungen: Beitragsnachweise an die Krankenkassen, Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt, DEÜV-Meldungen, elektronische Abrufe von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Hinzu kommen Bescheinigungen für Elterngeld, Arbeitslosengeld oder Krankengeld, die Abstimmung der Lohnkonten mit der Finanzbuchhaltung, Pfändungen, betriebliche Altersvorsorge, Dienstwagenbesteuerung und Rückfragen von Beschäftigten zu ihrer Abrechnung. In Unternehmen der IT-Branche, die häufig Payroll Specialists suchen, kommen oft internationale Bezüge hinzu, etwa Mitarbeitende im Ausland, Aktienprogramme oder englischsprachige Schnittstellen zu Konzernzentralen. Bei Softwareanbietern arbeiten Payroll-Fachleute auch in Kundenbetreuung, Implementierung und Test.
Wie wird man Payroll Specialist?
Der übliche Einstieg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Personaldienstleistungskaufmann, Kauffrau für Büromanagement oder Industriekaufmann. Darauf baut eine Weiterbildung im Entgeltbereich auf, zum Beispiel zur Geprüften Fachkraft für Lohn und Gehalt, zum Personalfachkaufmann (IHK) oder über die Zertifikatslehrgänge der DATEV. Ein Studium ist nicht nötig, ein Abschluss in Betriebswirtschaft oder Personalmanagement wird bei internationalen Arbeitgebern aber gern gesehen. Ein Quereinstieg ist möglich, gelingt aber fast nur mit einem anerkannten Lehrgang und einer ersten Stelle mit Einarbeitung, weil Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht ohne Praxis kaum zu beherrschen sind.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Fristen. Rund um den Abrechnungslauf und die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge entsteht regelmäßig Zeitdruck, Urlaub ist in diesen Tagen oft nicht möglich. Jahreswechsel, Gesetzesänderungen und Betriebsprüfungen der Rentenversicherung bringen zusätzliche Belastung. Fehler wirken sich unmittelbar auf das Geld anderer Menschen aus, entsprechend hoch sind Sorgfalt und Genauigkeit gefragt. Wer in diesem Beruf arbeitet, hat Zugriff auf Gehälter, Krankheitszeiten und Pfändungen und muss vertraulich damit umgehen. Das Fachrecht ändert sich jedes Jahr, ständige Fortbildung gehört deshalb dazu. Gespräche mit verärgerten Beschäftigten über eine vermeintlich falsche Abrechnung erfordern Geduld.
Aussichten
Die Nachfrage ist seit Jahren hoch und übersteigt in vielen Regionen das Angebot an Fachkräften. Jedes Unternehmen mit Beschäftigten muss abrechnen, die Tätigkeit ist daher wenig konjunkturabhängig. Automatisierung nimmt einfache Erfassungsarbeit ab, verlagert den Schwerpunkt aber eher auf Prüfung, Sonderfälle und Beratung. Mit Erfahrung führen Wege zur Teamleitung Payroll, zum Payroll Manager, in die internationale Entgeltabrechnung, in die Beratung und Implementierung bei Softwareanbietern oder in die Selbstständigkeit als Abrechnungsdienstleister.