Was macht ein Sachbearbeiter Debitorenbuchhaltung?
Im Mittelpunkt steht die Frage, wer dem Unternehmen noch Geld schuldet und ob es pünktlich eingeht. Sachbearbeiter in der Debitorenbuchhaltung legen Kundenstammdaten an, buchen Ausgangsrechnungen und ordnen Zahlungseingänge aus den Kontoauszügen den offenen Posten zu. Gelingt die Zuordnung nicht, weil Rechnungsnummern fehlen, Beträge gekürzt oder Sammelzahlungen geleistet wurden, klären sie das per Telefon oder E-Mail mit dem Zahler. Sie erstellen Mahnläufe, prüfen vor dem Versand, ob eine Mahnung berechtigt ist, und geben uneinbringliche Forderungen an ein Inkassobüro oder die Rechtsabteilung ab. Dazu kommen SEPA-Lastschriften, Gutschriften, Ratenzahlungsvereinbarungen und die Abstimmung der Debitorenkonten mit dem Hauptbuch zum Monats- und Jahresabschluss.
Im Gesundheits- und Sozialwesen hat die Arbeit eigene Züge. Kliniken, Pflegeheime und ambulante Dienste rechnen mit Kranken- und Pflegekassen, Berufsgenossenschaften, Sozialämtern und privat zahlenden Bewohnern oder Patienten ab. Kürzungen nach Prüfungen des Medizinischen Dienstes, Teilzahlungen von Kostenträgern und der Wechsel zwischen Kostenträgern machen die Klärung offener Posten aufwendig. Gearbeitet wird meist mit Programmen wie SAP, DATEV, Microsoft Dynamics oder branchenspezifischer Abrechnungssoftware.
Wie wird man Sachbearbeiter Debitorenbuchhaltung?
Der übliche Weg führt über eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Kaufmann im Gesundheitswesen oder Steuerfachangestellter. Viele Arbeitgeber erwarten erste Erfahrung in der Buchhaltung, für Einstiegsstellen reicht oft eine solide Ausbildung mit Grundkenntnissen der doppelten Buchführung. Wer sich weiterqualifizieren will, legt die Prüfung zum Geprüften Finanzbuchhalter oder später zum Bilanzbuchhalter vor der IHK ab. Quereinsteiger aus anderen kaufmännischen Bereichen, etwa aus der Patientenverwaltung oder dem Rechnungswesen eines Pflegedienstes, finden über Kurse in Finanzbuchhaltung und Lehrgänge zur jeweiligen Software einen Zugang.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist genau und wiederholt sich. Wer Zahlungen zuordnet und Konten abstimmt, muss auch nach Stunden konzentriert bleiben, denn ein falsch zugeordneter Betrag zieht Mahnungen an die Falschen und langwierige Korrekturen nach sich. Zum Monatsende und beim Jahresabschluss steigt der Termindruck, Überstunden in diesen Phasen sind in vielen Betrieben üblich. Gespräche mit säumigen Zahlern können unangenehm sein, besonders im Sozialbereich, wo hinter einer offenen Rechnung oft ein Pflegebedürftiger oder Angehörige in finanzieller Not stehen. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, ohne die Forderung aus dem Blick zu verlieren. Die Arbeitszeiten liegen meist im Rahmen üblicher Bürozeiten mit Gleitzeit, Schicht- oder Wochenenddienste gibt es kaum. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm.
Aussichten
Buchhaltungskräfte werden in nahezu allen Branchen gesucht, und die Nachfrage ist stabil. Gleichzeitig verändert die Automatisierung den Beruf: Zahlungseingänge werden zunehmend von Software automatisch zugeordnet, sodass sich die Arbeit zur Klärung von Ausnahmen, zum Forderungsmanagement und zur Kommunikation mit Kunden verschiebt. Wer mit Buchhaltungssoftware sicher umgeht und Prozesse versteht, ist im Vorteil. Entwicklungswege führen zur Hauptbuchhaltung, zum Finanzbuchhalter mit Abschlussaufgaben, zum Bilanzbuchhalter oder in eine Teamleitung im Rechnungswesen. Im Gesundheitswesen ist auch ein Wechsel in die Leistungsabrechnung oder das Controlling möglich.