Was macht ein Referent HR-Controlling?
Referenten im HR-Controlling, auch Personalcontroller genannt, übersetzen das Personalgeschehen eines Unternehmens in Zahlen. Sie erstellen die jährliche Personalkostenplanung, rechnen Stellenpläne in Vollkräfte um, vergleichen monatlich Plan und Ist und erklären Abweichungen. Sie werten Krankenquoten, Fluktuation, Überstundenkonten und Altersstruktur aus und bereiten daraus Berichte für Geschäftsführung, Abteilungsleitungen und Betriebsrat auf. Dazu gehören Hochrechnungen für Tariferhöhungen, Szenarien für neue Stationen oder Standorte und Ad-hoc-Auswertungen, wenn kurzfristig eine Frage auf dem Tisch liegt.
In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und bei sozialen Trägern, wo viele Stellen dieses Berufs angesiedelt sind, kommen branchentypische Aufgaben hinzu: Nachweise zu Pflegepersonaluntergrenzen, Daten für die Pflegebudgetverhandlung mit den Krankenkassen, Personalbemessung nach PPR 2.0 oder Personalschlüssel in der Altenhilfe, Verwendungsnachweise für öffentlich geförderte Projekte. Gearbeitet wird vor allem mit Excel, mit Abrechnungs- und Personalsystemen wie SAP HCM, Loga oder Paisy sowie mit Reporting-Werkzeugen wie Power BI. Ein großer Teil der Zeit geht in die Abstimmung mit Entgeltabrechnung, Finanzcontrolling und Pflegedirektion, weil Zahlen aus verschiedenen Quellen selten auf Anhieb zusammenpassen.
Wie wird man Referent HR-Controlling?
Der übliche Weg führt über ein Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaften oder des Gesundheitsmanagements, häufig mit Schwerpunkt Controlling oder Personal. Viele Arbeitgeber erwarten erste Berufserfahrung im Controlling, in der Entgeltabrechnung oder in der Personalverwaltung. Ein Quereinstieg ist möglich für Personalsachbearbeiter oder Lohnbuchhalter mit Erfahrung, die sich etwa zum Personalfachkaufmann oder über Weiterbildungen im Controlling qualifizieren. Kenntnisse des einschlägigen Tarifrechts, etwa TVöD oder der kirchlichen Arbeitsvertragsrichtlinien, sind im Gesundheitswesen ein deutlicher Vorteil.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf verlangt sicheren Umgang mit großen Datenmengen und die Geduld, Fehler in Stammdaten aufzuspüren. Wer gern mit Menschen arbeitet, aber Tabellen meidet, ist hier falsch. Gleichzeitig reicht Rechnen allein nicht: Die Ergebnisse müssen so erklärt werden, dass Stationsleitungen und Geschäftsführung sie verstehen und annehmen, auch wenn sie unbequem sind. Termindruck ist regelmäßig: Monatsabschluss, Jahresplanung, Budgetverhandlungen und gesetzliche Meldefristen ballen sich zu bestimmten Zeiten, dann sind längere Arbeitstage üblich. Der Umgang mit vertraulichen Personaldaten erfordert Verschwiegenheit und Sorgfalt beim Datenschutz. In kleineren Häusern ist die Stelle oft mit einer Person besetzt, Vertretung und fachlicher Austausch sind dann begrenzt.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil bis steigend. Im Gesundheits- und Sozialwesen wächst der Bedarf, weil Personalvorgaben, Nachweispflichten und der Fachkräftemangel genaue Personalplanung erzwingen. Auch Industrie, Handel und öffentliche Verwaltung suchen Personalcontroller. Entwicklungswege führen zur Leitung des Personalcontrollings, in die Leitung einer Personalabteilung, ins kaufmännische Controlling oder in die Einführung von HR-Software und Reporting-Systemen. Wer Datenanalyse und Automatisierung beherrscht, hat bessere Chancen als jemand, der vor allem Berichte von Hand pflegt.