Was macht eine Projektassistenz?
Eine Projektassistenz arbeitet einer oder mehreren Projektleitungen zu und sorgt dafür, dass ein Projekt organisatorisch läuft. Dazu gehört, Besprechungen zu planen, Einladungen zu verschicken, Protokolle zu schreiben und offene Punkte nachzuhalten. Sie pflegt Projektpläne, legt Dokumente in Ablagesystemen ab, erstellt Präsentationen und Statusberichte und bereitet Zahlen für Lenkungskreise auf. Häufig gehört auch kaufmännische Arbeit dazu: Bestellungen anlegen, Rechnungen von Dienstleistern prüfen und zuordnen, Projektkosten in SAP oder ähnlichen Systemen verbuchen und mit dem Budget abgleichen. In der Energie- und Wasserversorgung geht es dabei oft um Netzausbau, Leitungsbau, Anlagenmodernisierung oder IT-Umstellungen. Dort kommen Genehmigungsunterlagen, Fördermittelanträge, Vergabeverfahren und die Abstimmung mit Behörden, Baufirmen und Ingenieurbüros hinzu. Die Projektassistenz ist dabei oft erste Ansprechperson für Rückfragen und muss wissen, wer welchen Stand hat.
Wie wird man Projektassistenz?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Üblich ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann oder Industriekauffrau, oft ergänzt durch einige Jahre Berufserfahrung im Büro. Manche Arbeitgeber suchen Absolventinnen und Absolventen eines betriebswirtschaftlichen oder technischen Bachelorstudiums, besonders wenn die Stelle als Einstieg ins Projektmanagement gedacht ist. Quereinsteiger aus Sekretariat, Sachbearbeitung oder Teamassistenz sind verbreitet. Weiterbildungen wie eine Zertifizierung im Projektmanagement, etwa nach IPMA Level D oder PRINCE2 Foundation, oder ein Abschluss als geprüfte Fachwirtin oder geprüfter Fachwirt verbessern die Chancen. Sicherer Umgang mit Office-Programmen und oft SAP-Kenntnisse werden vorausgesetzt.
Was der Beruf verlangt
Der Alltag ist von Unterbrechungen geprägt. Anfragen kommen per Mail, Telefon und Chat gleichzeitig, Prioritäten verschieben sich, wenn ein Termin platzt oder ein Lieferant ausfällt. Vor Meilensteinen, Abrechnungsstichtagen oder Gremiensitzungen entsteht Termindruck, der sich auch auf Abende verlagern kann. Die Rolle hat Verantwortung für vieles, aber selten Entscheidungsbefugnis: Eine Projektassistenz muss Fristen bei Kolleginnen und Kollegen einfordern, die ihr nicht unterstellt sind. Das verlangt Hartnäckigkeit und Taktgefühl. Wer Ordnung, Genauigkeit bei Zahlen und schnelles Umschalten zwischen Themen nicht mag, empfindet die Arbeit schnell als zermürbend. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm, Reisen kommen nur gelegentlich vor, etwa zu Projektterminen an anderen Standorten. Viele Stellen sind befristet, weil sie an ein einzelnes Projekt gebunden sind.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil, in der Energie- und Wasserwirtschaft wegen Energiewende, Netzausbau und Digitalisierung derzeit eher steigend. Gleichzeitig verändern Projektsoftware und Automatisierung die Arbeit: Reine Terminverwaltung und Ablage werden weniger, Koordination, Controlling und Dokumentation gewinnen an Gewicht. Typische Entwicklungswege führen ins Projektcontrolling, ins Projektmanagement als Teilprojektleitung, in ein Project Management Office oder in die Sachbearbeitung mit Fachverantwortung, etwa im Einkauf oder in der Fördermittelabwicklung. Ohne Weiterbildung bleibt der Aufstieg oft begrenzt.