Was macht ein Projektcontroller?
Projektcontroller sorgen dafür, dass bei laufenden Projekten jederzeit bekannt ist, wo sie finanziell und zeitlich stehen. Zu Beginn erstellen sie gemeinsam mit der Projektleitung Budgets, Kostenpläne und Meilensteinpläne. Im Verlauf erfassen sie Ist-Kosten, gleichen gebuchte Stunden mit den Planwerten ab, prüfen Rechnungen von Subunternehmern und berechnen, wie viel Budget bis zum Projektende voraussichtlich gebraucht wird. Weichen Kosten oder Termine ab, analysieren sie die Ursachen und bereiten Gegenmaßnahmen vor. Regelmäßig entstehen Monats- und Quartalsberichte, Präsentationen für Lenkungsausschüsse und Auswertungen für die Geschäftsführung. In Unternehmen mit Fördermitteln, etwa in der Forschung, kommen Verwendungsnachweise und Mittelabrufe hinzu. Gearbeitet wird überwiegend mit ERP-Systemen wie SAP, Projektmanagement-Software und Excel, oft auch mit BI-Werkzeugen wie Power BI. Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Abstimmung: Rückfragen an Projektleiter, Klärungen mit Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb.
Wie wird man Projektcontroller?
Der übliche Weg führt über ein Studium der Betriebswirtschaftslehre, des Wirtschaftsingenieurwesens oder der Wirtschaftsinformatik, häufig mit Schwerpunkt Controlling oder Rechnungswesen. In technisch geprägten Branchen wie Bau, Anlagenbau oder IT sind auch Ingenieure mit kaufmännischer Zusatzqualifikation gefragt. Möglich ist der Einstieg ebenfalls über eine kaufmännische Ausbildung, etwa zum Industriekaufmann, mit anschließender Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter oder geprüften Controller (IHK). Quereinsteiger kommen oft aus der Buchhaltung, dem Projektmanagement oder der Projektassistenz. Zertifikate im Projektmanagement wie IPMA oder PMP sind nicht vorgeschrieben, verbessern aber die Chancen.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf verlangt sicheren Umgang mit Zahlen, Sorgfalt und ein Verständnis dafür, wie Projekte inhaltlich ablaufen. Wer nur Tabellen pflegt, ohne die Hintergründe zu verstehen, wird von Projektleitern selten ernst genommen. Termindruck entsteht regelmäßig zu Monats- und Quartalsabschlüssen sowie vor Gremiensitzungen. Konfliktfähigkeit gehört dazu: Projektcontroller müssen schlechte Nachrichten überbringen, Budgetüberschreitungen ansprechen und unvollständige Zeiterfassungen einfordern, oft gegenüber Kollegen ohne eigene Weisungsbefugnis. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, in Phasen mit Abschlüssen oder Projektkrisen fallen aber Überstunden an. In Konzernen mit internationalen Projekten sind gute Englischkenntnisse üblich, gelegentlich auch Reisen zu Projektstandorten.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil, weil Unternehmen in Bau, Energie, IT, Beratung und Forschung zunehmend projektbasiert arbeiten und Kostentransparenz verlangen. Gesucht werden vor allem Fachkräfte, die Controlling-Wissen mit Systemkenntnissen verbinden. Die Automatisierung von Standardberichten verlagert den Schwerpunkt vom Datensammeln hin zu Analyse und Beratung. Entwicklungswege führen zur Leitung eines Projektcontrolling-Teams, ins Portfolio- oder Programmcontrolling, in die kaufmännische Projektleitung oder in das allgemeine Unternehmenscontrolling. Auch ein Wechsel in die Projektleitung selbst ist verbreitet.