Was macht ein Personalsachbearbeiter?
Personalsachbearbeiter erledigen die Verwaltungsarbeit, die vom Eintritt bis zum Austritt eines Beschäftigten anfällt. Sie legen neue Mitarbeitende im Personalsystem an, erstellen Arbeitsverträge, Vertragsänderungen und Zeugnisse, führen die digitale oder papierne Personalakte und pflegen Daten zu Arbeitszeit, Urlaub und Krankheit. Dazu kommen Meldungen an Krankenkassen und Rentenversicherung, der Abruf elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Bescheinigungen für Elterngeld oder Arbeitsagentur sowie die Bearbeitung von Elternzeit, Teilzeitanträgen und Befristungen. In vielen Betrieben gehört die monatliche Entgeltabrechnung ganz oder teilweise dazu, in anderen liefern sie die Daten an eine Lohnbuchhaltung oder einen externen Dienstleister. Ein großer Teil des Tages besteht aus Rückfragen von Beschäftigten und Führungskräften per Telefon und E-Mail. In Versorgungsunternehmen, Stadtwerken und Entsorgungsbetrieben kommen häufig Schichtpläne, Bereitschaftszulagen, Zuschläge für Nachtarbeit und die Abstimmung mit dem Betriebsrat oder Personalrat hinzu.
Wie wird man Personalsachbearbeiter?
Der übliche Einstieg führt über eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Personaldienstleistungskaufmann, und anschließende Berufserfahrung in der Personalabteilung. Viele bilden sich danach zum Personalfachkaufmann (IHK) oder zum Fachkaufmann für Lohn und Gehalt weiter, was bei Bewerbungen oft erwartet wird. Ein Studium der Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal ist ebenfalls ein Weg, führt aber häufiger in Referentenstellen. Quereinsteiger aus Buchhaltung, Steuerbüro oder Verwaltung finden über Kenntnisse in Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht Zugang, besonders wenn sie ein gängiges Abrechnungsprogramm wie SAP HCM, DATEV oder Personio beherrschen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus. Vor dem Abrechnungsstichtag müssen alle Änderungen erfasst sein, Fehler wirken sich unmittelbar auf das Gehalt von Menschen aus und fallen schnell auf. Zum Jahreswechsel häufen sich Änderungen bei Beitragssätzen, Steuerrecht und Tarifen, die rechtzeitig umgesetzt werden müssen. Arbeits-, Sozialversicherungs- und Tarifrecht ändern sich laufend, wer hier nicht am Ball bleibt, macht teure Fehler. Der Umgang mit vertraulichen Daten verlangt absolute Verschwiegenheit. Schwer fallen vielen die Gespräche in belastenden Situationen: Krankheit, Kündigung, Pfändungen oder Streit über Zulagen. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und planbar, Überstunden entstehen vor allem rund um Abrechnungstermine und den Jahresabschluss. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm und stark von Routine geprägt.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil, da jeder Betrieb ab einer gewissen Größe Personalverwaltung braucht und Fachleute mit Abrechnungskenntnissen knapp sind. Die Digitalisierung nimmt einfache Erfassungsarbeiten ab, erhöht aber den Bedarf an Menschen, die Systeme pflegen und Sonderfälle lösen. Bei Versorgungsunternehmen und kommunalen Betrieben kommt hinzu, dass viele Beschäftigte in den nächsten Jahren in Rente gehen, was Ein- und Austritte erhöht. Entwicklungswege führen zum Personalreferenten, Teamleiter Personalabrechnung, HR-Business-Partner oder in die Betreuung von HR-Software als Key User oder Berater.