Was macht ein Personalsachbearbeiter Entgeltabrechnung?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Dazu gehört, Ein- und Austritte anzulegen, Stammdaten wie Steuerklasse, Krankenkasse oder Bankverbindung zu pflegen und variable Bestandteile einzuspielen: Überstunden, Zuschläge, Prämien, Sachbezüge, Dienstwagen. Fehlzeiten wie Krankheit, Elternzeit oder Mutterschutz wirken sich auf die Abrechnung aus und müssen korrekt erfasst werden. Nach dem Abrechnungslauf folgen die Meldungen an die Sozialversicherungsträger, die Lohnsteueranmeldung und die Übergabe der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung. Hinzu kommen Bescheinigungen für Arbeitsagentur und Krankenkassen, die Bearbeitung von Lohnpfändungen, Auskünfte für Beschäftigte zu ihrer Abrechnung und die Vorbereitung von Betriebsprüfungen der Rentenversicherung. Gearbeitet wird mit Abrechnungsprogrammen wie DATEV, SAP HCM, Loga oder Paisy. Bei Abrechnungsdienstleistern betreut eine Fachkraft oft mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Tarifverträgen und Abrechnungsterminen.
Wie wird man Personalsachbearbeiter Entgeltabrechnung?
Einen festen Ausbildungsberuf mit dieser Bezeichnung gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufmann, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellter, jeweils drei Jahre. Steuerfachangestellte bringen durch die Lohnbuchhaltung in der Kanzlei oft schon die passenden Kenntnisse mit. Viele Fachkräfte spezialisieren sich über Weiterbildungen wie die Fachkraft für Lohn und Gehalt, den Entgeltabrechner (IHK) oder den Geprüften Personalfachkaufmann. Ein Quereinstieg aus der Buchhaltung oder der allgemeinen Personalverwaltung ist verbreitet, setzt aber eine fundierte Weiterbildung im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht voraus.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Terminen. Die Sozialversicherungsbeiträge sind zum drittletzten Bankarbeitstag fällig, die Auszahlung an die Beschäftigten darf sich nicht verschieben. In den Tagen vor dem Abrechnungsschluss ballt sich die Arbeit, Urlaub ist in dieser Phase meist schwer zu bekommen. Fehler fallen sofort auf, denn jede falsche Abrechnung landet auf dem Konto eines Menschen, der nachfragt. Gefordert sind daher Genauigkeit, Zahlenverständnis und die Bereitschaft, sich jedes Jahr in neue Beitragsgrenzen, Steuerregeln und Gesetzesänderungen einzuarbeiten. Besonders der Jahreswechsel ist arbeitsreich. Der Umgang mit sensiblen Daten zu Gesundheit, Gehalt und Pfändungen verlangt Verschwiegenheit. Gespräche mit unzufriedenen Beschäftigten oder Rückfragen von Mandanten unter Zeitdruck gehören ebenfalls dazu.
Aussichten
Fachkräfte für die Entgeltabrechnung werden seit Jahren stark gesucht, sowohl in Unternehmen als auch bei Steuerkanzleien und spezialisierten Abrechnungsdienstleistern, die für andere Betriebe abrechnen. Automatisierung nimmt Routinearbeiten ab, die Komplexität durch Sonderfälle und Rechtsänderungen bleibt jedoch. Wege zur Weiterentwicklung führen zur Teamleitung Payroll, zur Spezialisierung auf Abrechnungssysteme, etwa als SAP-HCM-Berater, oder über den Personalfachkaufmann in die breitere Personalarbeit. Auch eine selbstständige Tätigkeit als Lohnbuchhalter für kleinere Betriebe ist möglich, wobei die Erstellung von Lohnsteueranmeldungen für Dritte rechtlichen Grenzen unterliegt.