Was macht ein Operativer Einkäufer?
Im operativen Einkauf geht es um das Tagesgeschäft der Beschaffung. Während der strategische Einkauf Lieferanten auswählt und Rahmenverträge verhandelt, setzt der operative Einkauf diese Verträge um. Operative Einkäufer wandeln Bedarfsmeldungen aus Produktion, Lager oder Fachabteilungen in Bestellungen um, meist in einem ERP-System wie SAP MM. Sie holen bei kleineren Bedarfen Angebote ein und vergleichen sie, fragen Auftragsbestätigungen nach und gleichen sie mit der Bestellung ab. Ein großer Teil der Arbeit ist Terminverfolgung: Lieferanten anrufen, wenn eine Lieferung ausbleibt, Ersatz organisieren, Liefertermine mit der Disposition abstimmen. Dazu kommen die Klärung von Rechnungsdifferenzen mit der Buchhaltung, die Bearbeitung von Reklamationen gemeinsam mit der Qualitätssicherung und die Pflege von Stammdaten wie Preisen, Lieferzeiten und Konditionen.
Wie wird man Operativer Einkäufer?
Einen festgelegten Ausbildungsweg gibt es nicht. Häufig ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekaufmann, Kaufmann im Groß- und Außenhandelsmanagement oder Kaufmann für Büromanagement, und anschließend Erfahrung in Einkauf, Disposition oder Auftragsabwicklung. Ein Teil der Stellen setzt ein betriebswirtschaftliches Studium oder ein Studium im Wirtschaftsingenieurwesen voraus, besonders in der Industrie. Wer aus der Logistik, dem Vertriebsinnendienst oder der Produktion kommt, findet oft über die Disposition den Einstieg. Als Weiterbildung verbreitet sind der Geprüfte Fachkaufmann für Einkauf und Logistik bei der IHK sowie Lehrgänge des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik. Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und Excel wird in fast allen Anzeigen erwartet, Englisch in international tätigen Betrieben ebenso.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und wiederholt sich, verlangt aber durchgehend Genauigkeit: Ein falsch erfasster Liefertermin oder eine falsche Mengeneinheit kann eine Produktionslinie stillstehen lassen. Wenn Material knapp ist oder ein Lieferant ausfällt, entsteht schnell Zeitdruck, und die Nachfragen aus Produktion und Lager kommen gleichzeitig. Viel Kommunikation läuft über Telefon und E-Mail, oft mit Lieferanten in anderen Ländern und Zeitzonen. Hartnäckigkeit beim Nachfassen gehört ebenso dazu wie die Fähigkeit, auch unter Druck freundlich zu bleiben. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und orientieren sich an Bürozeiten, in Engpasssituationen kann es aber länger werden. Eigene Entscheidungsspielräume sind begrenzt, da Preise und Lieferanten überwiegend vom strategischen Einkauf vorgegeben werden.
Aussichten
Einkäufer werden in nahezu allen Branchen gebraucht, von der Industrie über den Handel bis zu Kliniken und Behörden. Seit den Lieferengpässen der vergangenen Jahre hat die Versorgungssicherheit an Gewicht gewonnen, was die Nachfrage nach erfahrenen Kräften stützt. Gleichzeitig werden einfache Bestellvorgänge zunehmend automatisiert, etwa über elektronische Kataloge und automatische Bestellvorschläge. Das verschiebt den Schwerpunkt hin zur Klärung von Ausnahmen und zur Lieferantenkommunikation. Entwicklungswege führen in den strategischen Einkauf, in das Lieferantenmanagement, in die Materialdisposition oder in eine Teamleitung im Einkauf.