Was macht ein Mitarbeiter Immobilienverwaltung?
Die Arbeit dreht sich um den laufenden Betrieb von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Je nach Ausrichtung des Betriebs liegt der Schwerpunkt auf der Mietverwaltung, bei der Mietverträge aufgesetzt, Mieterhöhungen vorbereitet, Mietzahlungen überwacht und Mahnungen verschickt werden, oder auf der WEG-Verwaltung, bei der eine Eigentümergemeinschaft betreut wird. Dort gehören Wirtschaftspläne, Hausgeldabrechnungen und die Vorbereitung und Protokollierung von Eigentümerversammlungen zum Alltag. In beiden Bereichen fallen Nebenkostenabrechnungen an, außerdem die Beauftragung und Kontrolle von Handwerkern, Hausmeisterdiensten und Reinigungsfirmen. Ein großer Teil des Tages besteht aus Kommunikation: Mieter melden Schäden, Eigentümer fragen nach Abrechnungen, Handwerker brauchen Zugang zu Wohnungen. Dazu kommen Wohnungsübergaben, Objektbegehungen und Termine mit Versicherungen bei Wasser- oder Sturmschäden. In größeren Verwaltungen ist die Arbeit stärker aufgeteilt, etwa in kaufmännische und technische Objektbetreuung oder in eine reine Buchhaltungsabteilung.
Wie wird man Mitarbeiter Immobilienverwaltung?
Der übliche Weg ist die dreijährige duale Ausbildung zum Immobilienkaufmann oder zur Immobilienkauffrau. Daneben finden Kaufleute für Büromanagement, Bürokaufleute, Steuerfachangestellte oder Buchhalter häufig einen Einstieg, vor allem in der Objektbuchhaltung und bei Abrechnungen. Fachwissen zu Mietrecht, Wohnungseigentumsgesetz und Betriebskostenverordnung lässt sich über Lehrgänge der IHK oder von Branchenverbänden nachholen. Wer selbst als WEG-Verwalter tätig wird, braucht seit 2023 die Zertifizierung als zertifizierter Verwalter; für angestellte Mitarbeiter ist sie nicht vorgeschrieben, wird aber gern gesehen. Aufstiegsfortbildungen sind der Immobilienfachwirt und das Studium der Immobilienwirtschaft.
Was der Beruf verlangt
Der Beruf ist kleinteilig und von Unterbrechungen geprägt. Telefonate und E-Mails von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern laufen den ganzen Tag ein, oft mit Beschwerden oder dringenden Schäden. Der Umgang mit verärgerten Menschen und mit Konflikten zwischen Eigentümern gehört dazu. Zu bestimmten Zeiten steigt der Druck deutlich: Nebenkostenabrechnungen müssen fristgerecht erstellt werden, und Eigentümerversammlungen finden meist abends statt, gehäuft im Frühjahr und Sommer. Auf einen Verwalter entfallen in vielen Betrieben viele Einheiten, was die Belastung erhöht; die Branche klagt über Personalmangel, und in manchen Verwaltungen ist die Fluktuation hoch. Genauigkeit bei Zahlen und Fristen ist wichtig, denn Fehler in Abrechnungen führen zu Widersprüchen und rechtlichen Auseinandersetzungen.
Aussichten
Die Nachfrage nach Fachkräften ist hoch, weil viele Verwaltungen Stellen nicht besetzen können und erfahrene Verwalter in den Ruhestand gehen. Die zunehmende Digitalisierung mit Mieterportalen, digitaler Aktenführung und Verwaltungssoftware verändert die Arbeit, ersetzt sie aber nicht. Entwicklungswege führen zur eigenverantwortlichen Objektbetreuung, zur Teamleitung, in die technische Verwaltung oder über eine Fortbildung zum Immobilienfachwirt in leitende Positionen. Manche machen sich nach einigen Jahren mit einer eigenen Hausverwaltung selbstständig.