Was macht ein Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst?
Der Vertriebsinnendienst ist die Schaltstelle zwischen Kunden, Außendienst, Produktion und Logistik. Anfragen kommen per E-Mail, Telefon oder über Kundenportale. Daraus werden Angebote erstellt, Preise nach Preislisten, Rabattstaffeln oder Projektkonditionen kalkuliert und nachverfolgt, wenn der Kunde sich nicht meldet. Geht ein Auftrag ein, wird er im ERP-System, häufig SAP, angelegt und geprüft: Stimmen Artikelnummern, Mengen, Preise und Lieferbedingungen? Anschließend stimmt der Innendienst Liefertermine mit Disposition und Fertigung ab und informiert den Kunden, wenn sich etwas verschiebt. In der Elektrotechnik, Feinmechanik und Optik sind die Produkte oft technisch anspruchsvoll, etwa Sensoren, Steckverbinder, Messgeräte oder optische Komponenten. Technische Rückfragen werden dann mit der Anwendungstechnik oder dem Produktmanagement geklärt. Hinzu kommen Reklamationen und Rücksendungen, die Pflege von Kundendaten, die Vorbereitung von Besuchsterminen für den Außendienst und in manchen Betrieben die Betreuung kleinerer Kunden ganz in eigener Verantwortung.
Wie wird man Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst?
Der übliche Weg ist eine kaufmännische Ausbildung, meist als Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement oder Industriekaufmann, die in der Regel drei Jahre dauert. Auch Kaufleute für Büromanagement finden hier Stellen. Technische Branchen stellen gern Bewerber mit technischem Hintergrund ein, etwa Elektroniker oder Mechatroniker, die sich kaufmännisch weiterentwickeln wollen. Ein Studium in Betriebswirtschaft oder Wirtschaftsingenieurwesen ist nicht nötig, öffnet aber eher Wege in Key-Account- oder Vertriebsleitungsaufgaben. Quereinsteiger aus Kundenservice, Einkauf oder Auftragsabwicklung haben gute Chancen, wenn sie Erfahrung mit ERP-Systemen mitbringen. Englisch wird bei exportorientierten Herstellern fast immer verlangt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit besteht aus vielen gleichzeitig laufenden Vorgängen, die ständig unterbrochen werden. Ein Kunde ruft wegen einer verspäteten Lieferung an, während ein dringendes Angebot fertig werden soll und der Außendienst Unterlagen für einen Termin am nächsten Morgen braucht. Wer Unterbrechungen schlecht verträgt, tut sich schwer. Der Innendienst bekommt den Ärger ab, wenn Lieferketten stocken oder die Produktion Termine nicht hält, obwohl er selbst darauf wenig Einfluss hat. Gefragt sind Genauigkeit bei Zahlen und Artikeldaten, ein freundlicher, aber bestimmter Ton am Telefon und die Bereitschaft, sich in technische Produktdetails einzuarbeiten. Die Arbeitszeiten liegen meist in der üblichen Bürozeit, mit festen Erreichbarkeitsfenstern für Kunden. Zum Monats- und Quartalsende steigt der Druck, weil Umsätze noch verbucht werden sollen. Der Bildschirmanteil ist sehr hoch.
Aussichten
Vertriebsinnendienstler werden in nahezu jeder Industriebranche gesucht, die Nachfrage ist stabil. In der Elektrotechnik und Messtechnik gelten Bewerber, die Technik und Kaufmännisches verbinden, als knapp. Ein Teil der Routinearbeit, etwa die Auftragserfassung, wird durch Webshops und automatische Schnittstellen weniger, dafür gewinnen Beratung und Projektbetreuung an Gewicht. Entwicklungswege führen zur Teamleitung im Innendienst, ins Key-Account-Management, in den Außendienst oder ins Produktmanagement. Weiterbildungen zum Fachwirt für Vertrieb oder zum Technischen Fachwirt unterstützen diesen Schritt.