Was macht ein kaufmännischer Projektmitarbeiter?
Kaufmännische Projektmitarbeiter sorgen dafür, dass ein Projekt nicht nur technisch, sondern auch wirtschaftlich aufgeht. In der Metallindustrie sind das häufig Kundenaufträge über Sondermaschinen, Anlagen oder Baugruppen, die sich über Monate oder Jahre ziehen. Sie legen Projekte im ERP-System an, meist SAP, pflegen Projektstrukturpläne und Kostenstellen, erfassen Bestellungen und gleichen Ist-Kosten mit dem Budget ab. Sie erstellen Abschlags- und Schlussrechnungen nach Zahlungsplan, überwachen Zahlungseingänge, Anzahlungs- und Gewährleistungsbürgschaften und melden Abweichungen an die Projektleitung. Dazu kommen Nachtragsangebote, die Prüfung von Vertragsklauseln zu Lieferterminen und Vertragsstrafen, Monatsberichte für das Controlling und die Abstimmung mit Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb. Bei Auslandsprojekten gehören Exportdokumente, Akkreditive und Währungsfragen dazu.
Wie wird man kaufmännischer Projektmitarbeiter?
Eine eigene Ausbildung gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Berufsausbildung, etwa als Industriekauffrau oder Industriekaufmann, mit anschließender Berufserfahrung in Auftragsabwicklung, Controlling oder Buchhaltung. Viele Arbeitgeber suchen auch Absolventen eines betriebswirtschaftlichen Studiums oder des Wirtschaftsingenieurwesens. Weiterbildungen zum Industriefachwirt, Bilanzbuchhalter oder Zertifikate im Projektmanagement nach IPMA oder PMI erleichtern den Einstieg und den Aufstieg. Quereinsteiger kommen oft aus der Sachbearbeitung im Vertrieb oder Einkauf desselben Unternehmens, weil sie die Produkte und Abläufe schon kennen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist von Stichtagen geprägt: Monatsabschlüsse, Quartalsberichte, Abrechnungstermine gegenüber dem Kunden. Wenn ein Projekt in Verzug gerät oder Kosten aus dem Ruder laufen, steigt der Druck, und die kaufmännische Seite muss die Zahlen schnell und belastbar liefern. Die Stelle sitzt zwischen Technik, Projektleitung und Finanzabteilung, was Abstimmung und manchmal Konflikte mit sich bringt, etwa wenn Mehrkosten verursacht, aber nicht gemeldet wurden. Gefragt sind Genauigkeit, Zahlenverständnis, sichere Arbeit mit Excel und ERP-Systemen sowie ein Grundverständnis für technische Abläufe. Englisch wird in international tätigen Unternehmen regelmäßig verlangt. Die Arbeitszeiten sind überwiegend geregelt, Überstunden fallen vor allem zu Abschlussterminen an. Reisen sind selten, kommen aber bei Projektbesprechungen beim Kunden oder an Baustellen vor.
Aussichten
Im Anlagen- und Maschinenbau werden Aufträge zunehmend als Projekte gesteuert, und kaufmännische Projektbegleitung ist dort fest etabliert. Die Nachfrage hängt allerdings an der Auftragslage der Branche, die konjunkturell schwankt und im Zuge der Transformation der Industrie unter Druck steht. Wer Erfahrung mit SAP PS, Projektcontrolling und Auslandsgeschäft mitbringt, findet in der Regel gute Anschlussmöglichkeiten. Entwicklungswege führen zum Projektcontroller, zum kaufmännischen Projektleiter oder in die Leitung der Auftragsabwicklung. Auch der Wechsel in Bauindustrie, Energiewirtschaft oder öffentliche Großprojekte ist möglich, weil die Aufgaben dort ähnlich sind.