Was macht ein HR Payroll Specialist?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. HR Payroll Specialists pflegen die Stammdaten der Beschäftigten, erfassen Neueintritte und Austritte, Arbeitszeiten, Zuschläge, Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobticket und Fehlzeiten wie Krankheit oder Elternzeit. Daraus erstellen sie in Programmen wie DATEV, SAP HCM, Personio oder LODAS die Abrechnungen, prüfen die Ergebnisse auf Plausibilität und geben die Zahlungen frei. Dazu gehören die Meldungen an Krankenkassen, die Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt, Beitragsnachweise, Bescheinigungen für die Arbeitsagentur und Meldungen über das elektronische Verfahren rvBEA oder eAU. Ein großer Teil des Tages besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen wissen, warum ihr Netto gesunken ist, Führungskräfte fragen nach Kosten einer Gehaltserhöhung, Prüfer der Rentenversicherung verlangen Unterlagen. Hinzu kommen Jahresabschlussarbeiten, Auswertungen für das Controlling und die Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben, etwa bei Beitragsbemessungsgrenzen oder Minijob-Regeln. In internationalen Unternehmen kommt oft die Abstimmung mit ausländischen Gesellschaften oder Abrechnungsdienstleistern hinzu, häufig auf Englisch.
Wie wird man HR Payroll Specialist?
Die Berufsbezeichnung ist nicht geschützt. Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufmann oder Steuerfachangestellte, und anschließend über Berufspraxis in der Lohnabrechnung. Viele ergänzen das durch eine Weiterbildung zum Fachkaufmann für Personalwirtschaft, zum geprüften Lohn- und Gehaltsbuchhalter oder zur Fachkraft für Entgeltabrechnung bei IHK, DATEV oder privaten Bildungsträgern. Auch Absolventen eines betriebswirtschaftlichen Studiums mit Schwerpunkt Personal steigen ein, brauchen aber in der Regel Praxis in der Abrechnung selbst. Quereinstieg ist möglich, etwa aus der Buchhaltung oder Personalsachbearbeitung, setzt aber eine fundierte Weiterbildung im Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht voraus, denn Fehler kosten hier echtes Geld.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Stichtagen. Die Beitragsfälligkeit bei den Krankenkassen und der Zahltermin der Gehälter lassen sich nicht verschieben, sodass sich die Arbeit in der zweiten Monatshälfte verdichtet und in diesen Tagen Überstunden und Urlaubssperren üblich sind. Auch der Jahreswechsel ist eine belastete Zeit. Verlangt werden Genauigkeit über viele Stunden am Bildschirm, Verschwiegenheit über sehr persönliche Daten und die Bereitschaft, sich ständig in neue Gesetzesänderungen einzuarbeiten. Schwer fällt vielen der Umgang mit verärgerten Beschäftigten, wenn eine Abrechnung nicht stimmt, und die Verantwortung, dass am Zahltag alle ihr Geld pünktlich erhalten. Bei Dienstleistern und Kanzleien betreuen Abrechner oft viele Mandanten gleichzeitig, was den Druck erhöht.
Aussichten
Qualifizierte Entgeltabrechner werden seit Jahren gesucht, offene Stellen bleiben häufig lange unbesetzt. Die Automatisierung übernimmt Routineschritte, die Komplexität des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts sorgt aber dafür, dass Fachwissen gefragt bleibt. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Personalleitung, in die Einführung und Betreuung von Abrechnungssoftware oder in internationale Payroll-Koordination. Mit entsprechender Erfahrung ist auch die Selbstständigkeit als Lohnbüro möglich, wobei Lohnabrechnung für Dritte rechtlich an Voraussetzungen geknüpft ist, etwa an die Arbeit unter Aufsicht eines Steuerberaters oder eine entsprechende Qualifikation.