Was macht ein Einkaufscontroller?
Einkaufscontroller sorgen dafür, dass die Einkaufsabteilung ihre Entscheidungen auf belastbare Zahlen stützen kann. Sie ziehen Daten aus dem ERP-System, meist SAP, bereinigen sie und bereiten sie in Berichten und Dashboards auf. Typische Fragen sind: Wie viel gibt das Unternehmen bei welchen Lieferanten aus, wie haben sich Materialpreise entwickelt, welche Einsparungen hat eine Verhandlung tatsächlich gebracht? Diese Einsparungsmessung ist ein Kern der Arbeit, weil Einkaufsabteilungen oft an ihren Savings gemessen werden und Controller die Berechnung nachvollziehbar und prüfbar machen müssen. Dazu kommen die Planung von Einkaufsbudgets und Zielpreisen, Forecasts zu Rohstoff- und Energiekosten, Abweichungsanalysen im Monatsabschluss und die Bewertung von Lieferanten nach Kosten, Termintreue und Qualität. Einkaufscontroller arbeiten eng mit Strategischem Einkauf, Finanzcontrolling und Geschäftsführung zusammen und bereiten Entscheidungsvorlagen vor, etwa für Make-or-buy-Fragen oder Lieferantenwechsel.
Wie wird man Einkaufscontroller?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Üblich ist ein Studium der Betriebswirtschaftslehre, des Wirtschaftsingenieurwesens oder der Wirtschaftsinformatik mit Schwerpunkt Controlling, Einkauf oder Supply Chain Management. Viele kommen über einige Jahre im allgemeinen Controlling oder im operativen Einkauf in die Funktion. Ohne Studium führt der Weg meist über eine kaufmännische Ausbildung, etwa zum Industriekaufmann, Berufserfahrung im Einkauf und eine Weiterbildung zum Geprüften Controller oder Geprüften Fachwirt für Einkauf. Sichere Kenntnisse in Excel und SAP MM werden fast überall erwartet, zunehmend auch Erfahrung mit BI-Werkzeugen wie Power BI oder Tableau.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist stark an den Rhythmus des Rechnungswesens gebunden. Zum Monats- und Jahresabschluss sowie in der Budgetplanung im Herbst steigt der Termindruck, Überstunden sind in diesen Phasen verbreitet. Viel Zeit geht in Datenqualität: unvollständige Stammdaten, falsch zugeordnete Bestellungen und uneinheitliche Warengruppen müssen bereinigt werden, bevor eine Auswertung aussagekräftig ist. Das verlangt Geduld und Genauigkeit. Schwierig kann die Rolle zwischen den Abteilungen sein: Einkäufer möchten ihre Einsparungen hoch ausweisen, das Finanzcontrolling will konservative Zahlen. Einkaufscontroller müssen hier unbequeme Ergebnisse vertreten können. In international aufgestellten Unternehmen gehören Englisch im Alltag und Abstimmungen mit Standorten in anderen Zeitzonen dazu, gelegentlich auch Reisen zu Werken oder Tochtergesellschaften.
Aussichten
Seit Lieferkettenstörungen und stark schwankende Rohstoff- und Energiepreise die Einkaufskosten in den Mittelpunkt gerückt haben, bauen viele Industrie- und Handelsunternehmen ihr Einkaufscontrolling aus. Gesucht werden vor allem Fachkräfte, die Datenanalyse und Einkaufsverständnis verbinden. Die Stellen konzentrieren sich auf mittlere und große Unternehmen, in kleinen Betrieben übernimmt das allgemeine Controlling die Aufgabe mit. Entwicklungswege führen zur Leitung des Einkaufscontrollings, ins Supply-Chain-Controlling, in den strategischen Einkauf oder in die Beratung. Routineberichte werden zunehmend automatisiert, was die Arbeit stärker in Richtung Analyse und Beratung des Einkaufs verschiebt.