Was macht ein Buchhalter in der Immobilienverwaltung?
Im Mittelpunkt steht die Objektbuchhaltung: Für jedes verwaltete Haus oder jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) wird eine eigene Buchhaltung geführt. Täglich werden Kontoauszüge eingelesen, Mieteingänge und Hausgeldzahlungen den richtigen Einheiten zugeordnet und Rechnungen von Handwerkern, Versorgern und Dienstleistern kontiert und zur Zahlung freigegeben. Bleiben Zahlungen aus, folgen Mahnungen und die Abstimmung mit Verwaltern oder Anwälten. Hinzu kommen Mietkautionen, Rücklagenkonten und Sollstellungen nach Mieterhöhungen oder Mieterwechseln.
Den größten Teil des Jahres prägen die Abrechnungen: Betriebs- und Heizkostenabrechnungen für Mieter, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte für Eigentümergemeinschaften, Wirtschaftspläne für das kommende Jahr. Dabei sind Umlageschlüssel, Abrechnungen von Messdienstleistern und die Vorgaben aus Mietrecht und Wohnungseigentumsgesetz zu beachten. Rückfragen von Mietern, Eigentümern und Verwaltungsbeiräten zu ihren Abrechnungen gehören ebenso zum Alltag wie die Zusammenarbeit mit den Objektbetreuern. Gearbeitet wird fast immer in branchenspezifischer Software wie Domus, Haufe PowerHaus, Aareon Wodis oder iX-Haus.
Wie wird man Buchhalter in der Immobilienverwaltung?
Ein häufiger Weg ist die dreijährige duale Ausbildung zum Immobilienkaufmann, in der Rechnungswesen und Verwaltungsabrechnung bereits Teil des Stoffs sind. Ebenso verbreitet ist der Einstieg mit einer anderen kaufmännischen Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellter, und einer Einarbeitung in die Besonderheiten der Branche. Quereinsteiger aus der allgemeinen Buchhaltung finden in vielen Verwaltungen Stellen, weil Fachkräfte knapp sind; das Abrechnungswissen wird dann im Betrieb oder in Seminaren erworben. Weiterbildungen wie der Geprüfte Immobilienfachwirt, der Geprüfte Bilanzbuchhalter oder Lehrgänge zur WEG- und Mietverwaltung vertiefen das Fachwissen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit verlangt Genauigkeit über viele Objekte hinweg: Ein falsch zugeordneter Zahlungseingang oder ein falscher Umlageschlüssel zieht Beschwerden und Korrekturen nach sich. Die Abrechnungssaison zwischen Frühjahr und Herbst ist arbeitsintensiv, weil Betriebskostenabrechnungen fristgerecht zugestellt werden müssen und Eigentümerversammlungen vorbereitet werden. In dieser Zeit sind Überstunden in vielen Verwaltungen üblich. Belastend kann der Umgang mit verärgerten Mietern oder Eigentümern sein, die Nachzahlungen nicht nachvollziehen können. Viele Verwaltungen sind kleine Betriebe mit hoher Objektzahl pro Person, in denen Vertretungen knapp sind. Wer gern abgegrenzt nur bucht, findet hier wenig Ruhe; gefragt sind Kommunikationsfähigkeit, Verständnis für rechtliche Vorgaben und sicherer Umgang mit Software.
Aussichten
Die Nachfrage ist hoch und stabil. Immobilienverwaltungen suchen seit Jahren Fachkräfte für die Buchhaltung, und durch die WEG-Reform sind die Anforderungen an Abrechnungen und Vermögensberichte gestiegen. Mit Erfahrung führt der Weg zur Leitung der Buchhaltung, in die Bilanzbuchhaltung größerer Wohnungsunternehmen oder in die Objektverwaltung selbst. Die Digitalisierung von Belegen und Zahlungsverkehr verändert die Arbeit, ersetzt aber die fachliche Prüfung der Abrechnungen nicht.