Was macht eine Vertriebsassistenz?
Eine Vertriebsassistenz hält dem Vertrieb den Rücken frei. Sie nimmt Anfragen per E-Mail und Telefon entgegen, erstellt nach Vorgaben Angebote, prüft Preise und Rabatte und fasst bei Angeboten nach, auf die der Kunde noch nicht geantwortet hat. Geht ein Auftrag ein, legt sie ihn im ERP-System an, gleicht ihn mit dem Angebot ab, schickt die Auftragsbestätigung und stimmt Liefertermine mit Lager, Produktion oder Logistik ab. Dazu kommen Reklamationen, Gutschriften und Rückfragen zu Rechnungen. Für die Außendienstmitarbeiter plant sie Termine und Reisen, bereitet Unterlagen für Kundenbesuche vor und trägt Besuchsberichte ins CRM-System ein. Häufig gehören auch Auswertungen dazu, etwa Umsatzlisten nach Kunden oder Regionen, sowie die Organisation von Messen und die Pflege von Preislisten und Produktdaten. Je nach Betrieb liegt der Schwerpunkt eher auf der Auftragsabwicklung oder eher auf der Betreuung von Kunden.
Wie wird man Vertriebsassistenz?
Einen geschützten Ausbildungsweg gibt es nicht. Üblich ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vor allem als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement oder für Groß- und Außenhandelsmanagement, Industriekaufmann oder Industriekauffrau. Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre und endet mit der Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer. Quereinsteiger mit Erfahrung in Sekretariat, Kundenservice oder Sachbearbeitung finden ebenfalls Stellen, besonders in kleineren Betrieben. In technischen Branchen hilft Grundwissen über die Produkte, im Exportgeschäft sind gute Englischkenntnisse oft Voraussetzung. Weiterbildungen etwa zum Fachwirt im Vertrieb oder zur geprüften Assistenz bieten IHK und private Träger an.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist von vielen gleichzeitigen Vorgängen geprägt. Anrufe unterbrechen die Angebotserstellung, ein eiliger Auftrag verdrängt die geplante Auswertung, und am Monats- oder Quartalsende steigt der Druck, weil Umsätze verbucht werden sollen. Wer gern eine Aufgabe in Ruhe zu Ende bringt, empfindet das als anstrengend. Fehler bei Preisen, Mengen oder Lieferterminen fallen schnell auf den Kunden zurück, deshalb ist Sorgfalt unter Zeitdruck gefragt. Unzufriedene Kunden bei Reklamationen gehören zum Alltag. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und liegen in den Geschäftszeiten, in denen Kunden und Außendienst Erreichbarkeit erwarten. Teilzeit ist verbreitet, häufig mit festen Vormittagen oder Kernzeiten. Der Beruf ist eine unterstützende Rolle: Erfolge im Verkauf werden meist dem Vertrieb zugerechnet, nicht der Assistenz.
Aussichten
Vertriebsassistenzen werden in Industrie, Großhandel und Dienstleistung durchgehend gesucht, die Nachfrage ist stabil. Gleichzeitig übernehmen ERP- und CRM-Systeme, Onlineshops und automatische Auftragserfassung einen Teil der Routine, etwa das Abtippen von Bestellungen. Gefragt bleiben Kundenkontakt, Abstimmung zwischen Abteilungen und die Bearbeitung von Sonderfällen. Wer sich mit Produkten und Systemen gut auskennt, kann in den Innendienst mit eigener Kundenverantwortung wechseln, Key-Account-Aufgaben übernehmen, in die Vertriebssteuerung gehen oder ein Team in der Auftragsabwicklung leiten.