Vertriebsassistent

Was macht ein Vertriebsassistent?

Vertriebsassistenten halten dem Vertrieb den Rücken frei. Sie nehmen Anfragen von Kunden per E-Mail, Telefon oder über Händlerportale entgegen, erstellen Angebote nach Vorgabe von Preislisten und Kalkulationen und fassen nach, wenn ein Angebot unbeantwortet bleibt. Geht ein Auftrag ein, erfassen sie ihn im ERP-System, etwa SAP oder Microsoft Dynamics, prüfen Liefertermine mit Produktion und Lager und schicken Auftragsbestätigungen. Danach verfolgen sie Lieferungen, klären Reklamationen und Rücksendungen und pflegen Kundenstammdaten im CRM. Für die Außendienstmitarbeiter bereiten sie Besuchstermine, Präsentationen und Messeauftritte vor und werten Umsatzzahlen für Berichte aus. In Betrieben der Elektrotechnik, Feinmechanik und Optik kommt hinzu, dass Artikelnummern, technische Datenblätter, Varianten und Zertifikate eine Rolle spielen: Wer ein Angebot für Sensoren, Schaltgeräte oder Messinstrumente erstellt, muss verstehen, wann eine Frage an die Anwendungstechnik gehört. Bei Exportkunden fallen Zolldokumente, Ursprungszeugnisse und Korrespondenz auf Englisch an.

Wie wird man Vertriebsassistent?

Der Beruf ist kein eigener Ausbildungsberuf. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, am häufigsten als Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement, Industriekaufmann oder Kaufmann für Büromanagement. Ein Teil der Stellen geht an Absolventen eines betriebswirtschaftlichen Studiums, die so in den Vertrieb einsteigen. Quereinsteiger aus Sachbearbeitung, Kundenservice oder Assistenzfunktionen haben gute Chancen, vor allem wenn sie ERP-Erfahrung und sicheres Englisch mitbringen. Technische Vorkenntnisse sind in der Elektrobranche ein Vorteil, werden aber meist im Betrieb vermittelt. Weiterbildungen wie der Geprüfte Fachwirt im Vertrieb oder der Wirtschaftsfachwirt öffnen den Weg zu verantwortlicheren Aufgaben.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit besteht aus vielen gleichzeitigen Vorgängen, die selten planbar sind. Eilige Anfragen unterbrechen die Angebotsbearbeitung, Lieferverzögerungen müssen Kunden erklärt werden, obwohl die Ursache in der Produktion oder beim Zulieferer liegt. Vertriebsassistenten stehen oft zwischen den Erwartungen des Außendienstes, der Kunden und der eigenen Fertigung und bekommen Unmut von mehreren Seiten ab. Zum Monats- und Quartalsende steigt der Druck, weil Aufträge noch gebucht werden sollen. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und liegen in den Geschäftszeiten, verlangen aber verlässliche Erreichbarkeit während der Kernzeiten. Wer Routine schätzt, findet sie in der Auftragserfassung; wer sie nicht mag, empfindet gerade diesen Teil als eintönig. Sorgfalt ist nötig, denn ein Zahlendreher in Menge oder Preis wird schnell teuer.

Aussichten

Assistenzstellen im Vertrieb werden regelmäßig ausgeschrieben, die Nachfrage ist in der Industrie stabil. Gleichzeitig übernehmen Onlineshops, Kundenportale und automatisierte Auftragserfassung einfache Routinen, sodass reine Erfassungsaufgaben weniger werden und die Beratung sowie die Abstimmung mit Technik und Logistik an Gewicht gewinnen. Mit Erfahrung führt der Weg häufig in den technischen Innendienst, in das Key-Account-Management, in die Vertriebsinnendienstleitung oder, nach einer Weiterbildung, in den Außendienst. Auch ein Wechsel ins Vertriebscontrolling oder Produktmanagement ist möglich.