Was macht eine Teamassistenz Accounting & Office Management?
Die Stelle verbindet zwei Arbeitsfelder, die in kleineren und mittleren Unternehmen oft in einer Hand liegen. Auf der Accounting-Seite geht es um vorbereitende Buchhaltung: Eingangsrechnungen sichten, sachlich prüfen und zur Freigabe weiterleiten, Belege in Programmen wie DATEV Unternehmen online oder einem ERP-System erfassen, Ausgangsrechnungen nach Projektabschluss erstellen, Zahlungseingänge abgleichen und offene Posten nachhalten. Hinzu kommen Reisekostenabrechnungen, Kreditkartenbelege und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung, die meist die eigentliche Finanzbuchhaltung übernimmt. In Agenturen gehört oft die Zuordnung von Kosten zu Kundenprojekten und die Pflege der Zeiterfassung dazu.
Auf der Office-Seite organisiert die Teamassistenz den Büroalltag: Post, Bürobedarf und Getränke bestellen, Dienstleister wie Reinigung oder IT-Support koordinieren, Besprechungsräume und Reisen buchen, neue Mitarbeitende mit Arbeitsplatz und Zugängen ausstatten, Teamveranstaltungen planen. Häufig ist sie Anlaufstelle für alles, was sonst niemandem zugeordnet ist.
Wie wird man Teamassistenz Accounting & Office Management?
Der übliche Weg führt über eine dreijährige duale Ausbildung, meist als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, seltener als Industrie- oder Steuerfachangestellte. Steuerfachangestellte bringen für den Accounting-Teil besonders gute Grundlagen mit. Quereinstieg ist verbreitet, etwa aus Empfang, Sekretariat oder Vertriebsinnendienst, wenn Buchhaltungskenntnisse nachgewiesen werden können. Weiterbildungen zur Buchhaltungsfachkraft, Finanzbuchhalterin oder zum Office Manager über IHK oder private Anbieter erleichtern den Einstieg und den späteren Aufstieg. Sichere Kenntnisse in Excel und einer Buchhaltungssoftware werden fast immer erwartet, in internationalen Agenturen auch gutes Englisch.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und von ständigen Unterbrechungen geprägt. Wer gerade Belege kontiert, wird zu einem defekten Drucker, einer Paketlieferung oder einer kurzfristigen Reisebuchung gerufen. Dabei muss die Buchhaltung trotzdem genau bleiben, denn Fehler bei Rechnungen oder Zahlungen fallen spätestens bei der Steuerberatung auf. Zum Monatsende und zum Jahresabschluss steigt der Termindruck, weil Unterlagen vollständig vorliegen müssen. In Agenturen kommt das Nachhalten von Belegen bei Kolleginnen und Kollegen hinzu, was Hartnäckigkeit und Freundlichkeit zugleich verlangt. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig, Überstunden fallen vor Abschlüssen und Veranstaltungen an. Die Stelle wird im Team oft wenig wahrgenommen, solange alles läuft, und Anerkennung kommt eher selten. Gleichzeitig erhält man Einblick in vertrauliche Zahlen, was Verschwiegenheit voraussetzt.
Aussichten
Kaufmännische Assistenzkräfte mit soliden Buchhaltungskenntnissen werden durchgehend gesucht, da kleinere Betriebe selten eigene Buchhaltungsabteilungen haben. Die Digitalisierung verändert den Beruf: Belegerfassung und Freigaben laufen zunehmend automatisiert, einfache Ablagetätigkeiten fallen weg, während die Kontrolle von Prozessen und die Pflege der Systeme wichtiger werden. Wer sich weiterbildet, kann in die Finanzbuchhaltung, ins Controlling oder in eine Office-Management-Position mit Budget- und Personalverantwortung wechseln. Eine andere Richtung führt in die Personalsachbearbeitung, die in kleinen Unternehmen oft ohnehin dazukommt.