Was macht ein Spezialist Entgeltabrechnung?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Dazu gehört, Stammdaten neuer Beschäftigter anzulegen, Arbeitszeiten, Zuschläge, Krankheitstage und Urlaub zu übernehmen und daraus die Bruttobeträge, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen. Anschließend werden Beitragsnachweise an die Krankenkassen übermittelt, Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt gesendet und Meldungen im DEÜV-Verfahren abgegeben. Hinzu kommen Sonderfälle wie Pfändungen, Elternzeit, Mutterschutz, Kurzarbeit, betriebliche Altersvorsorge, Dienstwagenversteuerung oder Minijobs. In Kanzleien und bei Abrechnungsdienstleistern betreut eine Fachkraft meist mehrere Mandanten parallel, beantwortet deren Rückfragen und die der Beschäftigten, stellt Bescheinigungen für Arbeitsagentur und Krankenkassen aus und begleitet Betriebsprüfungen der Rentenversicherung. Gearbeitet wird überwiegend mit Abrechnungsprogrammen wie DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, SAP HCM oder Lösungen anderer Anbieter.
Wie wird man Spezialist Entgeltabrechnung?
Eine eigene Ausbildung mit diesem Namen gibt es nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, besonders häufig als Steuerfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder Personaldienstleistungskaufleute. Darauf baut eine Fortbildung auf, etwa zum Fachassistenten Lohn und Gehalt bei einer Steuerberaterkammer, zum Geprüften Fachkaufmann für Personalwirtschaft bei der IHK oder ein Zertifikatslehrgang zur Entgeltabrechnung. Quereinsteigende aus Buchhaltung oder Personalverwaltung finden über solche Lehrgänge ebenfalls den Weg in den Beruf, brauchen aber in der Regel einige Monate Praxis, bis sie Abrechnungen eigenständig verantworten. Da sich Steuer- und Sozialversicherungsrecht jedes Jahr ändern, gehören regelmäßige Schulungen fest zum Beruf.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit klaren Fristen: Beitragsnachweise müssen fünf Arbeitstage vor Monatsende bei den Krankenkassen sein, die Auszahlung darf sich nicht verschieben. In den Tagen vor dem Abrechnungslauf entsteht deshalb regelmäßig Termindruck, besonders wenn Mandanten Unterlagen spät liefern. Fehler fallen sofort auf, weil sie direkt das Geld der Beschäftigten betreffen, und führen zu Korrekturen und Nachfragen. Zum Jahreswechsel und bei Gesetzesänderungen kommt zusätzliche Arbeit hinzu. Der Beruf verlangt Genauigkeit, Zahlenverständnis und die Bereitschaft, sich ständig in neue Regelungen einzuarbeiten. Da sensible Daten wie Gehälter, Krankheiten und Pfändungen bearbeitet werden, ist Verschwiegenheit unverzichtbar. Der Kontakt mit Beschäftigten, die eine Abrechnung nicht verstehen oder anzweifeln, erfordert Geduld.
Aussichten
Fachkräfte für Entgeltabrechnung werden seit Jahren stark gesucht, sowohl in Kanzleien als auch in Unternehmen und bei Payroll-Dienstleistern. Die zunehmende Komplexität des Melde- und Sozialversicherungsrechts und der Trend, die Abrechnung auszulagern, halten die Nachfrage hoch. Automatisierung nimmt Routinearbeit ab, die Bearbeitung von Sonderfällen, Beratung und Prüfung bleibt aber Fachaufgabe. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Personalleitung, in die Beratung oder Implementierung von Abrechnungssoftware sowie über den Steuerfachwirt weiter in Richtung Steuerberatung.