Was macht die Sachbearbeitung Finanzbuchhaltung?
Im Mittelpunkt steht das laufende Buchen. Eingangsrechnungen werden sachlich und rechnerisch geprüft, kontiert, zur Freigabe weitergeleitet und zum Zahlungslauf vorbereitet. Auf der Debitorenseite geht es um Ausgangsrechnungen, Zahlungseingänge, offene Posten und das Mahnwesen. Kontoauszüge werden verbucht, Konten abgestimmt, Differenzen geklärt. Zum Monatsende kommen Abgrenzungen, Rückstellungen und Abstimmungen mit dem Controlling hinzu, zum Jahresende Zuarbeiten für den Abschluss und Rückfragen von Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatung. Viel Zeit geht in Klärungen: fehlende Belege anfordern, mit Fachabteilungen über Kostenstellen sprechen, Lieferanten Zahlungsdifferenzen erklären.
Im Gesundheits- und Sozialwesen, also in Krankenhäusern, Pflegeheimen, ambulanten Diensten oder bei Wohlfahrtsverbänden, sind die Abläufe ähnlich, aber die Rahmenbedingungen eigen. Gebucht wird nach den Vorgaben der Krankenhaus- oder Pflege-Buchführungsverordnung, Forderungen bestehen vor allem gegenüber Kranken- und Pflegekassen, Sozialhilfeträgern und Selbstzahlern, Fördermittel und Spenden müssen getrennt nachgewiesen werden, und die Gemeinnützigkeit stellt eigene Anforderungen an Mittelverwendung und Sphärentrennung.
Wie wird man Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung?
Der übliche Einstieg ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekauffrau, Kaufmann für Büromanagement, Steuerfachangestellte oder Kaufmann im Gesundheitswesen. Steuerfachangestellte bringen besonders viel Buchungspraxis mit. Wer sich weiterentwickeln will, macht berufsbegleitend die Fortbildung zur geprüften Bilanzbuchhalterin oder einen Lehrgang zum Finanzbuchhalter bei IHK oder privaten Bildungsträgern. Quereinstiege gelingen am ehesten aus anderen kaufmännischen Tätigkeiten, wenn solide Buchhaltungskenntnisse nachgewiesen werden. Ein Studium ist nicht nötig, Absolventen der Betriebswirtschaft finden hier aber ebenfalls einen Einstieg.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist genau, wiederholend und an Fristen gebunden. Monatsabschlüsse, Umsatzsteuertermine und vor allem der Jahresabschluss erzeugen Phasen mit hohem Druck, in denen Überstunden vorkommen und Urlaub ungern gesehen wird. Wer Routine schlecht verträgt, wird sich schwertun. Gefragt sind Sorgfalt, Zahlenverständnis und die Bereitschaft, einer Differenz von wenigen Cent nachzugehen. Ebenso wichtig ist sicherer Umgang mit Buchhaltungssoftware wie DATEV, SAP oder branchenspezifischen Systemen sowie mit Tabellenkalkulation. Gesetzliche Änderungen, etwa bei der E-Rechnung oder im Umsatzsteuerrecht, verlangen laufende Weiterbildung. Die Arbeitszeiten liegen meist im üblichen Bürorahmen, Gleitzeit ist verbreitet, Schicht- oder Wochenenddienste gibt es praktisch nicht.
Aussichten
Fachkräfte in der Buchhaltung werden in vielen Regionen gesucht, auch weil ein Teil der Belegschaft in den kommenden Jahren in Rente geht. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf: Belegerfassung, Kontierungsvorschläge und Bankabgleich werden zunehmend automatisiert. Reines Erfassen verliert an Bedeutung, Prüfen, Klären und Abschlussarbeiten gewinnen. Wer sich mit Systemen und Prozessen auskennt, hat gute Karten. Entwicklungswege führen zur Bilanzbuchhaltung, zur Teamleitung in der Buchhaltung, ins Controlling oder in die Finanzleitung kleinerer Träger. Mit dem Steuerfachwirt öffnet sich auch der Weg in Steuerkanzleien.