Was macht eine Sachbearbeitung Buchhaltung?
Der Arbeitsalltag besteht zu einem großen Teil aus wiederkehrenden Vorgängen: Eingangsrechnungen prüfen, sachlich und rechnerisch freigeben lassen, kontieren und im Buchhaltungsprogramm erfassen. Dazu kommen Ausgangsrechnungen, der Abgleich der Kontoauszüge, Zahlungsläufe und das Mahnwesen. Offene Posten werden geklärt, Differenzen auf Konten gesucht, Rückfragen von Lieferanten, Mitgliedern oder Fachabteilungen per Telefon und E-Mail beantwortet. Zum Monatsende und vor allem zum Jahresabschluss kommen Abgrenzungen, Abstimmungen der Sachkonten und die Zuarbeit für Wirtschaftsprüfer oder Rechnungsprüfungsämter hinzu. In Behörden und kommunalen Betrieben wird häufig nach dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement oder nach kameralistischen Regeln gebucht; Haushaltsstellen, Mittelbindung und Verwendungsnachweise für Fördermittel gehören dort zum Alltag. In Verbänden kommen Mitgliedsbeiträge, Spendenbuchungen und die Abgrenzung zwischen ideellem Bereich und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb hinzu.
Wie wird man Sachbearbeitung Buchhaltung?
Der übliche Weg ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellte. Im öffentlichen Dienst ist die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten verbreitet, ebenso der Angestelltenlehrgang I. Viele Arbeitgeber verlangen erste Erfahrung in der Finanzbuchhaltung und sicheren Umgang mit Programmen wie DATEV, SAP, Infoma, H&H oder ähnlichen Haushaltsverfahren. Ein Quereinstieg aus anderen kaufmännischen Tätigkeiten gelingt häufig über Weiterbildungen zur Finanzbuchhalterin oder über Kurse der IHK. Wer sich weiter qualifizieren will, kann die Prüfung zum geprüften Bilanzbuchhalter ablegen; ein betriebswirtschaftliches Studium ist für die Sachbearbeitung selbst nicht nötig.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit verlangt Genauigkeit und Geduld mit Routine. Viele Vorgänge wiederholen sich täglich, und Fehler fallen oft erst Wochen später bei Abstimmungen auf. Zum Monatsende, zum Quartalsende und beim Jahresabschluss steigt der Termindruck deutlich, Urlaub ist in diesen Phasen oft nicht gern gesehen. Fristen für Zahlungen, Steueranmeldungen oder Haushaltsabschlüsse sind nicht verhandelbar. In Behörden kommt ein enges Regelwerk aus Vorschriften, Zeichnungsbefugnissen und Vier-Augen-Prinzip hinzu, das Abläufe verlangsamen kann. Die Arbeit findet fast vollständig am Bildschirm statt; langes Sitzen und konzentriertes Lesen von Zahlenkolonnen sind die eigentliche körperliche Belastung. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, im öffentlichen Dienst häufig mit Gleitzeit, und Teilzeit ist in vielen Stellen möglich.
Aussichten
Buchhaltungskräfte werden in nahezu allen Branchen gesucht, im öffentlichen Dienst verstärkt durch Altersabgänge. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf: Belegerfassung per Texterkennung, automatische Kontierungsvorschläge und elektronische Rechnungen nehmen einfache Erfassungsarbeit ab. Gefragt bleiben Kräfte, die Ausnahmen klären, Abstimmungen verantworten und Prozesse verstehen. Entwicklungswege führen in die Anlagen- oder Hauptbuchhaltung, in die Bilanzbuchhaltung, in das Controlling oder in die Leitung einer Buchhaltungsgruppe; im öffentlichen Dienst ist mit dem Angestelltenlehrgang II der Aufstieg in höhere Entgeltgruppen möglich.