Was macht ein Sachbearbeiter Entgeltabrechnung?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Dazu werden Stammdaten neuer Beschäftigter angelegt, Änderungen wie Steuerklassenwechsel, Adressänderungen oder neue Arbeitszeitmodelle eingepflegt und variable Bestandteile wie Überstunden, Zuschläge, Prämien oder Sachbezüge erfasst. Anschließend wird die Abrechnung in einem Programm wie DATEV, SAP HCM, Lexware oder Personio durchgeführt, auf Plausibilität geprüft und freigegeben. Zum Arbeitsalltag gehören außerdem die Meldungen an Krankenkassen, Berufsgenossenschaft und Finanzamt, die Bearbeitung von Pfändungen, die Berechnung von Krankengeld-Zuschüssen, Elterngeld- und Mutterschutzzeiten sowie das Ausstellen von Bescheinigungen für Arbeitsagentur oder Krankenkasse. Rückfragen von Beschäftigten zu ihrer Abrechnung werden telefonisch oder per E-Mail geklärt. Bei Abrechnungsdienstleistern und in Steuerkanzleien betreut eine Person oft die Abrechnungen mehrerer Mandanten mit jeweils eigenen Tarifverträgen und Besonderheiten. Hinzu kommen Jahresaufgaben wie Jahresmeldungen, Abstimmungen mit der Finanzbuchhaltung und die Begleitung von Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherung.
Wie wird man Sachbearbeiter Entgeltabrechnung?
Eine eigene Ausbildung mit diesem Namen gibt es nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellter, Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Personaldienstleistungskaufmann. Darauf baut häufig eine Weiterbildung auf, zum Beispiel ein IHK-Zertifikat als Fachkraft für Lohn und Gehalt, das sich in einigen Monaten berufsbegleitend erwerben lässt, oder der umfangreichere Abschluss Geprüfter Personalfachkaufmann. Quereinsteiger aus anderen kaufmännischen Bereichen finden vor allem über solche Lehrgänge und eine gründliche Einarbeitung in den Beruf. Weil sich Sozialversicherungs- und Steuerrecht jedes Jahr ändern, gehören regelmäßige Schulungen fest zum Beruf.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus: Bis zum Abrechnungsschluss müssen alle Daten vorliegen, und die Löhne müssen pünktlich auf den Konten sein. In den Tagen davor ist der Termindruck hoch, Urlaub ist in dieser Zeit oft schwer zu bekommen. Fehler fallen sofort auf, weil sie das Geld von Menschen betreffen, und lösen Korrekturabrechnungen und Nachfragen aus. Verlangt werden Genauigkeit, Zahlenverständnis und die Bereitschaft, sich in Regelwerke wie Tarifverträge, Sozialgesetzbuch und Lohnsteuerrecht einzuarbeiten. Der Umgang mit sensiblen Daten wie Gehältern, Krankheitszeiten oder Pfändungen setzt Verschwiegenheit voraus. Zum Jahreswechsel, wenn neue Beitragssätze und Gesetzesänderungen umzusetzen sind, wird die Arbeitslast spürbar größer. Wer bei einem Dienstleister viele Mandanten betreut, muss mit wechselnden Ansprechpartnern, unvollständigen Unterlagen und kurzfristigen Änderungen zurechtkommen. Die Arbeit ist überwiegend Bildschirmarbeit am Schreibtisch.
Aussichten
Fachkräfte für die Entgeltabrechnung werden seit Jahren gesucht, sowohl in Unternehmen als auch bei Steuerkanzleien und Lohnbüros. Die zunehmende Komplexität der Vorschriften und die Auslagerung der Abrechnung an Dienstleister halten die Nachfrage hoch. Digitalisierung und automatisierte Meldeverfahren verändern den Beruf, ersetzen aber das fachliche Prüfen und Klären bisher nicht. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Personalsachbearbeitung mit breiterem Aufgabenfeld, in die Beratung für Abrechnungssoftware oder über Weiterbildungen wie den Personalfachkaufmann oder den Bilanzbuchhalter in angrenzende Bereiche. Mit Erfahrung ist auch eine selbstständige Tätigkeit als Lohnbüro möglich, sofern die rechtlichen Grenzen der Steuerberatung beachtet werden.