Was macht ein Sachbearbeiter Einkauf?
Der Kern der Arbeit ist der operative Einkauf. Bedarfsmeldungen aus Lager, Filialen oder Fachabteilungen werden in Bestellungen umgesetzt, meist in einem Warenwirtschafts- oder ERP-System wie SAP, Microsoft Dynamics oder einer branchenspezifischen Software. Im Groß- und Einzelhandel geht es häufig um Handelsware: Bestellmengen anhand von Abverkaufsdaten und Mindestbeständen festlegen, Saisonware vordisponieren, Aktionsware rechtzeitig ordern. Dazu kommen Preisanfragen bei Lieferanten, der Vergleich von Angeboten nach Preis, Lieferzeit und Konditionen sowie das Pflegen von Artikelstammdaten und Einkaufspreisen.
Ein großer Teil des Tages besteht aus Nachfassen und Klären. Liefertermine werden überwacht, verspätete Lieferungen angemahnt, Mengen- und Preisabweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung geprüft. Bei Reklamationen stimmt sich die Sachbearbeitung mit Wareneingang, Qualitätssicherung und Buchhaltung ab. Größere Verhandlungen und Rahmenverträge liegen meist beim strategischen Einkauf; die Sachbearbeitung bereitet dafür Zahlen und Lieferantenbewertungen vor.
Wie wird man Sachbearbeiter Einkauf?
Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, im Handel vor allem als Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement oder Kaufmann im Einzelhandel, in der Industrie als Industriekaufmann. Auch Kaufleute für Büromanagement oder Speditionskaufleute finden den Weg in den Einkauf. Wer aufsteigen will, bildet sich häufig berufsbegleitend weiter, etwa zum Fachkaufmann für Einkauf und Logistik oder zum Fachwirt im Groß- und Außenhandel bei der IHK. Ein Studium der Betriebswirtschaft oder des Wirtschaftsingenieurwesens ist für die Sachbearbeitung nicht nötig, öffnet aber eher den Weg in den strategischen Einkauf. Quereinsteiger mit Erfahrung aus Disposition, Vertriebsinnendienst oder Lagerlogistik werden in vielen Betrieben eingestellt, sofern sie sicher mit ERP-Systemen und Excel umgehen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und verlangt Genauigkeit über viele Vorgänge hinweg. Ein Zahlendreher in der Bestellmenge oder ein übersehener Liefertermin hat schnell Folgen für Lager, Filialen oder Produktion. Termindruck entsteht vor Saisonstarts, bei Aktionen und wenn Lieferketten stocken, wie es in den vergangenen Jahren häufig der Fall war. Dann stehen Nachfragen aus dem eigenen Haus und Ausreden der Lieferanten gleichzeitig im Postfach. Wer mit internationalen Lieferanten arbeitet, braucht Englisch und muss gelegentlich zu Randzeiten erreichbar sein. Die Arbeitszeiten sind sonst überwiegend regelmäßige Bürozeiten. Ein Teil der Tätigkeit wiederholt sich stark, was nicht jedem liegt.
Aussichten
Einkaufssachbearbeiter werden in nahezu allen Branchen gebraucht, die Nachfrage ist stabil. Gleichzeitig automatisieren ERP-Systeme einfache Nachbestellungen zunehmend, sodass reine Bestellabwicklung an Gewicht verliert und Klärungsfälle, Lieferantenkommunikation und Datenanalyse wichtiger werden. Entwicklungswege führen in den strategischen Einkauf, ins Lieferantenmanagement, in die Disposition oder mit Weiterbildung und Erfahrung in die Leitung eines Einkaufsteams.