Was macht ein Sachbearbeiter Controlling?
Sachbearbeiter im Controlling arbeiten der Geschäftsführung und den Controllern zu. Sie ziehen Daten aus dem ERP-System, etwa SAP oder DATEV, gleichen sie mit der Finanzbuchhaltung ab und bereiten sie in Excel oder einem Reporting-Werkzeug zu Monats- und Quartalsberichten auf. Dazu gehört, Kostenstellen und Kostenträger zu pflegen, interne Leistungsverrechnungen durchzuführen, Abgrenzungen für den Monatsabschluss vorzubereiten und Plan-Ist-Vergleiche zu erstellen. Fallen Abweichungen auf, fragen sie bei den Kostenstellenverantwortlichen nach und formulieren kurze Erläuterungen für den Bericht. In der Planungsphase sammeln sie Budgetmeldungen aus den Abteilungen ein, prüfen sie auf Plausibilität und führen sie zusammen. In Dienstleistungsunternehmen spielen oft Projekt- und Auftragscontrolling eine Rolle: Stunden und Kosten je Projekt auswerten, Deckungsbeiträge berechnen, Auslastungen darstellen. Die eigentliche Steuerung und Interpretation liegt meist beim Controller oder der kaufmännischen Leitung, die Sachbearbeitung liefert die verlässliche Datengrundlage.
Wie wird man Sachbearbeiter Controlling?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa zur Industriekauffrau, zum Kaufmann für Büromanagement oder zur Steuerfachangestellten, gefolgt von einigen Jahren in der Buchhaltung. Viele erwerben anschließend eine Weiterbildung zum geprüften Bilanzbuchhalter oder zum Controller (IHK), was den Wechsel ins Controlling deutlich erleichtert. Ein Bachelor in Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Rechnungswesen oder Controlling ist ebenfalls ein gängiger Einstieg, wobei Absolventen häufig bald in die Controllerrolle aufrücken. Quereinsteiger aus anderen Bereichen haben es schwerer, weil Kenntnisse in Kostenrechnung und Buchführung vorausgesetzt werden. Sichere Excel-Kenntnisse, insbesondere Pivot-Tabellen und Verweisfunktionen, werden praktisch überall erwartet.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Rhythmus. Rund um den Monatsabschluss, die Jahresplanung und den Jahresabschluss ballen sich die Aufgaben, Berichte müssen zu festen Terminen stehen, und Überstunden sind in diesen Wochen nicht ungewöhnlich. Urlaub in diesen Phasen ist oft schwer zu bekommen. Dazwischen besteht ein großer Teil der Tätigkeit aus wiederkehrender Routine, die Sorgfalt und Geduld verlangt: Ein Fehler in einer Formel oder eine vergessene Abgrenzung wirkt sich auf jeden nachfolgenden Bericht aus. Gleichzeitig müssen Sachbearbeiter bei Kollegen aus anderen Abteilungen Zahlen und Begründungen einfordern, die diese nicht immer gern liefern, was Hartnäckigkeit und ein gewisses Fingerspitzengefühl erfordert. Die Arbeit findet fast ausschließlich am Bildschirm statt, körperlich ist sie wenig belastend, aber konzentrationsintensiv.
Aussichten
Controlling-Know-how wird in Unternehmen fast jeder Größe und Branche gebraucht, die Nachfrage ist stabil. Durch Automatisierung und Business-Intelligence-Werkzeuge fallen manuelle Datenaufbereitung und einfache Abstimmungen zunehmend weg; gefragt sind stärker Kenntnisse in Datenmodellen, Power BI oder SAP CO sowie die Fähigkeit, Zahlen zu erklären. Wer sich hier weiterbildet, kann zum Controller, Business Analyst oder in die Teamleitung Controlling aufsteigen. Mit der Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter steht auch der Weg in die Leitung der Buchhaltung offen. Reine Sachbearbeitungsstellen ohne Weiterentwicklung geraten dagegen eher unter Druck.