Was macht ein Kaufmännischer Sachbearbeiter?
Kaufmännische Sachbearbeiter halten die Vorgänge am Laufen, die in jedem Betrieb anfallen. Je nach Abteilung erfassen sie Kundenaufträge im ERP-System, schreiben Angebote, prüfen Eingangsrechnungen gegen Bestellungen und Lieferscheine, legen Stammdaten an, überwachen Zahlungseingänge und verschicken Mahnungen. Dazu kommen Telefonate und E-Mails mit Kunden, Lieferanten und Speditionen, das Klären von Reklamationen, das Pflegen von Tabellen und das Vorbereiten von Unterlagen für Buchhaltung oder Geschäftsführung. In kleineren Dienstleistungsbetrieben ist die Stelle oft breit angelegt und reicht vom Posteingang bis zur Vorbereitung der Lohnunterlagen, in größeren Unternehmen ist sie auf einen Bereich wie Auftragsabwicklung, Einkauf, Vertriebsinnendienst oder Debitorenmanagement zugeschnitten. Ein großer Teil der Arbeit läuft am Bildschirm in Programmen wie SAP, DATEV, Microsoft Dynamics oder branchenspezifischer Software.
Wie wird man Kaufmännischer Sachbearbeiter?
Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung, etwa zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement, im Groß- und Außenhandelsmanagement oder zum Industriekaufmann. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sich die Ausbildung oft auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen. Die Berufsbezeichnung selbst ist nicht geschützt, deshalb finden auch Menschen mit anderen kaufmännischen Abschlüssen, einem abgebrochenen BWL-Studium oder langjähriger Büroerfahrung den Weg in solche Stellen. Quereinsteiger ohne kaufmännische Ausbildung haben es schwerer, kommen aber vor allem über Zeitarbeit, befristete Stellen oder Weiterbildungen der Industrie- und Handelskammern hinein. Sichere Kenntnisse in Excel und Erfahrung mit einem ERP-System werden in vielen Anzeigen ausdrücklich verlangt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist überwiegend sitzend und bildschirmlastig, mit vielen wiederkehrenden Abläufen. Wer Abwechslung im Sinne von wechselnden Orten oder körperlicher Tätigkeit sucht, findet sie hier kaum. Gefordert sind Genauigkeit, weil Fehler bei Rechnungen, Preisen oder Liefermengen Geld kosten, und die Fähigkeit, mehrere Vorgänge gleichzeitig offen zu halten, ohne den Überblick zu verlieren. Termindruck entsteht zum Monats- und Jahresabschluss, vor Inventuren oder wenn Lieferungen hängen und Kunden nachfragen. Unfreundliche Anrufe bei Reklamationen oder Mahnungen gehören dazu. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und liegen im Rahmen üblicher Bürozeiten, oft mit Gleitzeit, allerdings verlangen viele Betriebe eine Erreichbarkeit zu festen Kernzeiten für Kunden und Kollegen.
Aussichten
Kaufmännische Sachbearbeiter werden in nahezu allen Branchen gebraucht, entsprechend groß ist die Zahl der Stellen, aber auch die Zahl der Bewerber. Einfache, stark standardisierte Tätigkeiten wie Datenerfassung oder Rechnungsprüfung werden zunehmend automatisiert, was den Bedarf an reinen Erfassungskräften senkt und Kenntnisse in Software und Prozessen wichtiger macht. Wer sich weiterentwickeln will, kann über die IHK-Fortbildungen zum Fachwirt, zum Bilanzbuchhalter oder zum Fachkaufmann für Einkauf und Logistik aufsteigen. Mit Erfahrung sind Teamleitungen in der Auftragsabwicklung, Spezialisierungen im Einkauf, im Controlling oder in der Buchhaltung sowie Stellen als Key-User für ERP-Systeme möglich.