Was macht ein Projekt- und Prozessmanager?
Der Beruf verbindet zwei Aufgabenfelder, die in vielen Unternehmen in einer Stelle zusammenfallen. Im Projektmanagement geht es um Vorhaben mit Anfang und Ende: die Einführung einer neuen Software, den Umzug eines Standorts, die Entwicklung eines Produkts. Projektmanager klären mit Auftraggebern Ziele und Umfang, erstellen Zeit-, Ressourcen- und Kostenpläne, verteilen Arbeitspakete, verfolgen den Fortschritt und berichten an die Geschäftsleitung oder einen Lenkungsausschuss. Im Prozessmanagement stehen wiederkehrende Abläufe im Mittelpunkt. Prozessmanager nehmen Abläufe in Gesprächen und Workshops auf, modellieren sie etwa in BPMN, messen Durchlaufzeiten und Fehlerquoten, suchen nach Schwachstellen und begleiten die Umsetzung von Verbesserungen. Ein großer Teil des Tages besteht aus Abstimmung: Besprechungen, Protokolle, Telefonate mit Dienstleistern, Präsentationen. Werkzeuge sind Projektmanagement-Software wie Jira, MS Project oder Asana, Tabellenkalkulation, Modellierungsprogramme und häufig ein ERP-System.
Wie wird man Projekt- und Prozessmanager?
Einen geregelten Ausbildungsweg gibt es nicht, die Berufsbezeichnung ist nicht geschützt. Die meisten Stelleninhaber haben ein Studium abgeschlossen, etwa Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen, Wirtschaftsinformatik oder ein technisches Fach. Ebenso verbreitet ist der Aufstieg aus der Fachlichkeit: Wer einige Jahre im Einkauf, in der Logistik, in der IT oder in der Verwaltung gearbeitet und dort Projekte übernommen hat, wechselt oft in eine reine Projekt- oder Prozessrolle. Arbeitgeber achten stark auf Zertifikate. Verbreitet sind PRINCE2, PMP des Project Management Institute, die Stufen der IPMA beziehungsweise GPM, für agile Arbeit Scrum-Zertifikate und für Prozessverbesserung Lean oder Six Sigma mit den Gürtelstufen. Für Quereinsteiger ohne Studium sind eine kaufmännische Ausbildung, einschlägige Berufserfahrung und ein solches Zertifikat ein gangbarer Weg, wenngleich Bewerbungen ohne nachweisbare Projekterfahrung es schwer haben.
Was der Beruf verlangt
Projektmanager tragen Verantwortung für Ergebnisse, haben aber oft keine disziplinarische Weisungsbefugnis gegenüber den Beteiligten. Sie müssen überzeugen, nachhaken und Konflikte zwischen Abteilungen moderieren. Termindruck gehört dazu, besonders vor Meilensteinen, Go-lives oder Audits; dann fallen Überstunden an. Wer mehrere Projekte parallel führt, springt zwischen Themen und Besprechungen, was als ermüdend empfunden wird. Im Prozessmanagement stoßen Veränderungen häufig auf Widerstand, weil Beschäftigte ihre gewohnten Abläufe verteidigen. Je nach Arbeitgeber kommen Reisen zu anderen Standorten oder zu Kunden hinzu. Gefragt sind strukturiertes Arbeiten, sicheres Auftreten, gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und in internationalen Unternehmen verhandlungssicheres Englisch.
Aussichten
Die Nachfrage ist branchenübergreifend stabil, weil Digitalisierung, Automatisierung und regulatorische Anforderungen in fast allen Unternehmen laufend Projekte und Prozessänderungen auslösen. Besonders gesucht sind Fachleute, die Projektmethoden mit Fachwissen in IT, Produktion, Gesundheitswesen oder Finanzen verbinden. Entwicklungswege führen zum Senior-Projektmanager, zum Programm- oder Portfoliomanager, in die Leitung eines Project Management Office, in eine Rolle als Agile Coach oder in die Unternehmensberatung. Auch eine selbstständige Tätigkeit als freiberuflicher Projektleiter ist verbreitet, setzt aber langjährige Erfahrung und ein Netzwerk voraus.