Was macht ein Payroll-Spezialist?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Payroll-Spezialisten pflegen Stammdaten von Beschäftigten, erfassen Ein- und Austritte, Gehaltsänderungen, Überstunden, Zuschläge, Krankheitszeiten und Sachbezüge wie Dienstwagen oder Jobtickets. Daraus erstellen sie in Programmen wie DATEV, SAP HCM, Lexware oder Personio die Abrechnungen, prüfen die Ergebnisse auf Plausibilität und geben die Zahlungen frei. Dazu gehören die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt, die Beitragsnachweise an die Krankenkassen und die DEÜV-Meldungen zur Sozialversicherung. Hinzu kommen Bescheinigungen für Arbeitsagentur und Krankenkassen, Pfändungen, Elterngeld- und Kurzarbeitsfälle sowie die Jahresabschlussarbeiten wie die Meldung an die Berufsgenossenschaft. Ein großer Teil des Tages besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen ihre Abrechnung verstehen, die Personalabteilung braucht Auswertungen, die Buchhaltung die Lohnbuchungen. In Kanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und bei Payroll-Dienstleistern betreuen Payroll-Spezialisten mehrere Mandanten mit jeweils eigenen Tarifverträgen und Besonderheiten. Bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung oder Lohnsteuer-Außenprüfungen stellen sie Unterlagen zusammen und beantworten Fragen der Prüfer.
Wie wird man Payroll-Spezialist?
Eine geschützte Ausbildung gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder Personaldienstleistungskaufleute, gefolgt von einer Weiterbildung zur Fachkraft für Lohn und Gehalt oder zum Personalfachkaufmann. Steuerfachangestellte bringen durch ihre Ausbildung bereits Lohnkenntnisse mit und wechseln häufig in diesen Bereich. Ein Studium der Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal ist möglich, aber keine Voraussetzung. Ein Quereinstieg aus Buchhaltung oder Personalsachbearbeitung gelingt, wenn Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht über Lehrgänge der IHK, der DATEV oder privater Anbieter nachgeholt werden. Praktische Erfahrung mit einem gängigen Abrechnungsprogramm zählt bei Arbeitgebern oft mehr als der formale Abschluss.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus. Bis zum Abrechnungsschluss müssen alle Daten vorliegen, oft kommen Änderungen in letzter Minute. In den Tagen vor dem Zahltag und vor den Meldefristen der Sozialversicherung ist Urlaub schwer zu bekommen und Mehrarbeit verbreitet, ebenso zum Jahreswechsel. Fehler sind sofort sichtbar, weil sie auf dem Konto der Beschäftigten landen, und lösen Korrekturen und mitunter unangenehme Gespräche aus. Gesetzliche Änderungen bei Beitragssätzen, Freibeträgen oder Meldeverfahren kommen jedes Jahr und verlangen laufende Weiterbildung. Verlangt werden Genauigkeit, Zahlenverständnis, Geduld am Telefon und unbedingte Verschwiegenheit, denn Gehälter, Krankheiten und Pfändungen gehören zu den sensibelsten Daten eines Betriebs. Wer mehrere Mandanten betreut, muss zwischen unterschiedlichen Tarifwerken und Abläufen wechseln können.
Aussichten
Fachkräfte für Entgeltabrechnung werden seit Jahren knapp gesucht, sowohl in Unternehmen als auch in Steuerkanzleien und bei Dienstleistern, an die viele Betriebe ihre Abrechnung auslagern. Die Digitalisierung nimmt Routineschritte ab, die Prüfung, die Klärung von Sonderfällen und die Beratung bleiben aber beim Menschen. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Einführung und Betreuung von Abrechnungssoftware, in die Sozialversicherungs- oder Lohnsteuerberatung oder über die Prüfung zum Personalfachkaufmann in breitere Aufgaben der Personalarbeit. Wer internationale Abrechnungen beherrscht, etwa bei Entsendungen, findet zusätzlich Stellen in Konzernen.