Was macht ein Operations Manager?
Operations Manager kümmern sich um das Tagesgeschäft und darum, dass es reibungslos läuft. Was das konkret heißt, hängt stark vom Unternehmen ab. In einem Dienstleistungsbetrieb, etwa einem Facility-Management-Anbieter, einer Agentur für Personaldienstleistungen oder einem Kundenservice-Center, geht es um Einsatzplanung, Dienstpläne, Auslastung und Servicequalität. In E-Commerce- und Plattformunternehmen stehen Bestellabwicklung, Zusammenarbeit mit Logistikdienstleistern und Retourenprozesse im Vordergrund. In Software- und Beratungsfirmen ist die Rolle oft eine Mischung aus Prozessorganisation, Controlling und interner Verwaltung.
Typisch sind das Beobachten von Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Kosten pro Auftrag, das Aufspüren von Engpässen und das Umsetzen von Verbesserungen. Dazu kommen Abstimmungen mit Vertrieb, Einkauf, Finanzabteilung und externen Partnern, das Verhandeln mit Lieferanten, das Erstellen von Berichten für die Geschäftsführung und häufig die fachliche oder disziplinarische Führung eines Teams. Ein großer Teil der Arbeit besteht darin, kurzfristige Probleme zu lösen: ein ausgefallener Dienstleister, ein Personalengpass, eine Beschwerde eines Großkunden.
Wie wird man Operations Manager?
Einen geregelten Ausbildungsweg gibt es nicht, die Bezeichnung ist nicht geschützt. Viele kommen mit einem Studium der Betriebswirtschaft, des Wirtschaftsingenieurwesens, der Logistik oder des Supply-Chain-Managements in den Beruf, oft über eine Stelle als Operations Associate, Analyst oder Assistenz der Geschäftsführung. Ebenso verbreitet ist der Aufstieg aus der Praxis: Kaufleute für Büromanagement, Speditions- oder Logistikkaufleute, Fachwirte oder Teamleitungen aus dem Kundenservice übernehmen nach einigen Jahren Verantwortung für Abläufe und wachsen in die Rolle hinein. Weiterbildungen in Projektmanagement, Lean Management oder Six Sigma sind gern gesehen, aber selten Pflicht.
Was der Beruf verlangt
Die Rolle verlangt Überblick und Belastbarkeit. Operations Manager sind die Ansprechpartner, wenn etwas nicht funktioniert, und das passiert selten zu festen Zeiten. Je nach Betrieb gehören Rufbereitschaft, Einsätze am Wochenende oder Arbeit zu Spitzenzeiten wie dem Weihnachtsgeschäft dazu. Die Arbeit ist geprägt von vielen Unterbrechungen, parallel laufenden Themen und Zielkonflikten zwischen Kosten, Qualität und Tempo. Wer Personal führt, muss auch unangenehme Gespräche führen und Entscheidungen gegen Widerstände durchsetzen. Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulation, ERP- oder Ticketsystemen und Zahlen ist Voraussetzung, ebenso gute Englischkenntnisse in international aufgestellten Unternehmen. Besonders in schnell wachsenden Firmen ist die Rolle oft unscharf umrissen und wird mit Aufgaben aufgefüllt, für die sonst niemand zuständig ist.
Aussichten
Unternehmen brauchen Menschen, die Abläufe organisieren und effizienter machen, entsprechend breit ist die Nachfrage über Branchen hinweg. Digitalisierung und Automatisierung verschieben die Aufgaben weg von reiner Koordination hin zu Datenanalyse und Prozessgestaltung; wer mit Auswertungen und Systemen umgehen kann, ist im Vorteil. Die Stellenlage hängt allerdings an der Konjunktur: In Start-ups und im Online-Handel werden Operations-Teams bei Sparrunden schnell verkleinert. Entwicklungswege führen zum Head of Operations, zur Standort- oder Bereichsleitung und bis zum Chief Operating Officer. Andere wechseln in die Prozessberatung, ins Projektmanagement oder ins Supply-Chain-Management.