Was macht eine Notarfachangestellte?
Im Mittelpunkt steht die Vorbereitung und Abwicklung notarieller Urkunden: Grundstückskaufverträge, Grundschuldbestellungen, Testamente, Erbverträge, Vorsorgevollmachten, Gesellschaftsverträge und Handelsregisteranmeldungen. Notarfachangestellte nehmen die Angaben der Beteiligten auf, holen Grundbuchauszüge und Registerdaten ein, erstellen nach Vorgabe des Notars Urkundsentwürfe und versenden sie zur Abstimmung. Nach der Beurkundung folgt der Vollzug: Anträge an das Grundbuchamt, elektronische Anmeldungen zum Handelsregister, Anzeigen an Finanzamt und Gutachterausschuss, Einholen von Vorkaufsrechtsverzichten und Löschungsbewilligungen, Überwachen von Fälligkeiten und Kaufpreiszahlungen. Hinzu kommen die Kostenberechnung nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz, die Führung des elektronischen Urkundenverzeichnisses, Terminkoordination und viele Telefonate mit Mandanten, Banken, Maklern und Gerichten. Erfahrene Kräfte bearbeiten Vorgänge weitgehend selbstständig, die rechtliche Verantwortung bleibt beim Notar.
Wie wird man Notarfachangestellte?
Der übliche Weg ist die dreijährige duale Ausbildung zur Notarfachangestellten in einem Notariat, mit Abschlussprüfung vor der Notarkammer. In Regionen mit Anwaltsnotariat, etwa in Hessen, Niedersachsen oder Berlin, wird häufiger die Ausbildung zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten gewählt, die beide Bereiche abdeckt. Mit Abitur oder guten Leistungen ist eine Verkürzung möglich. Quereinsteiger aus anderen kaufmännischen oder juristischen Assistenzberufen finden vor allem wegen des Fachkräftemangels Stellen, müssen sich aber in Kostenrecht, Grundbuch- und Registerverfahren einarbeiten. Aufstiegsfortbildungen sind der Notarfachwirt sowie in einzelnen Ländern Lehrgänge zur Bürovorsteherin.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit verlangt Genauigkeit: Ein falscher Name, eine vertauschte Flurnummer oder eine übersehene Frist kann teure Folgen haben. Gleichzeitig laufen viele Vorgänge parallel, Beurkundungstermine sind eng getaktet, und Beteiligte drängen auf schnelle Entwürfe und Fälligkeitsmitteilungen. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und liegen tagsüber, an terminreichen Tagen und zum Monats- oder Jahresende kann es aber länger werden. Der Beruf unterliegt der Verschwiegenheitspflicht, der Umgang mit persönlichen und finanziellen Daten gehört zum Alltag. Schwer fällt vielen die Mischung aus konzentrierter Schreibtischarbeit und ständigen Unterbrechungen durch Telefon und Rückfragen. Auch der Kontakt mit Menschen in belastenden Lagen, etwa bei Erbfällen oder Scheidungsfolgen, gehört dazu.
Aussichten
Die Nachfrage ist hoch, viele Notariate suchen über längere Zeit nach ausgebildeten Kräften, und die Zahl der Auszubildenden reicht nicht aus, um altersbedingte Abgänge auszugleichen. Die Digitalisierung mit elektronischem Urkundenarchiv, elektronischem Rechtsverkehr und Online-Verfahren für Gesellschaftsgründungen verändert die Arbeit, ersetzt die Sachbearbeitung aber nicht. Entwicklungswege führen zur Spezialisierung auf Immobilien-, Gesellschafts- oder Erbrecht, zur Bürovorsteherin mit Personalverantwortung oder über den Notarfachwirt in anspruchsvollere Sachbearbeitung. Mit Hochschulzugang ist ein Jurastudium oder ein Studium im Bereich Wirtschaftsrecht ein möglicher Anschluss.