Was macht ein Mitarbeiter im Rechnungswesen?
Im Mittelpunkt steht die laufende Buchhaltung eines Unternehmens. Mitarbeiter im Rechnungswesen prüfen Eingangsrechnungen sachlich und rechnerisch, kontieren Belege und buchen sie in Systemen wie DATEV, SAP oder Lexware. Sie stellen Ausgangsrechnungen, gleichen Kontoauszüge ab, überwachen offene Posten und schreiben Mahnungen. Dazu kommen Zahlungsläufe, die Abstimmung von Sachkonten, die Pflege von Stammdaten und die Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung. Zum Monats-, Quartals- und Jahresende bereiten sie Abschlussbuchungen vor, bilden Rückstellungen und Abgrenzungen und arbeiten dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu. In Dienstleistungsunternehmen gehören oft auch Reisekostenabrechnungen, Projektabrechnungen und Auswertungen für die Geschäftsführung dazu. Ein Teil des Tages besteht aus Rückfragen: mit Lieferanten über fehlende Belege, mit Kollegen aus anderen Abteilungen über Kostenstellen, mit Banken über Zahlungseingänge.
Wie wird man Mitarbeiter im Rechnungswesen?
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement, im Groß- und Außenhandel oder in der Industrie, oder über die Ausbildung zum Steuerfachangestellten. Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre. Wer sich weiter spezialisieren will, legt die Prüfung zum Finanzbuchhalter oder zum Bilanzbuchhalter vor der IHK ab, die neben dem Beruf in Abend- oder Wochenendkursen vorbereitet werden kann. Auch ein betriebswirtschaftliches Studium mit Schwerpunkt Rechnungswesen führt in den Beruf, häufig in Positionen mit mehr Abschlussverantwortung. Quereinsteiger aus anderen kaufmännischen Bereichen finden über Lehrgänge in Finanzbuchhaltung und praktische Erfahrung mit Buchhaltungssoftware einen Zugang, meist zunächst in der Kreditorenbuchhaltung.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit verlangt Genauigkeit über lange Strecken. Ein Großteil besteht aus wiederkehrenden Abläufen am Bildschirm, was manche als eintönig empfinden. Fehler fallen oft erst Wochen später bei Abstimmungen auf und kosten dann viel Zeit. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, zum Monatsabschluss und besonders zum Jahresabschluss steigt der Druck jedoch deutlich, und Überstunden sind in diesen Phasen nicht ungewöhnlich. Feste Fristen für Steuermeldungen und Zahlungsläufe lassen sich nicht verschieben. Wer im Rechnungswesen arbeitet, hat Einblick in vertrauliche Zahlen und Gehaltsdaten und muss verschwiegen sein. Steuerrechtliche Änderungen, neue Vorgaben wie die E-Rechnungspflicht und wechselnde Software erfordern laufende Weiterbildung.
Aussichten
Buchhaltungskräfte werden in nahezu allen Branchen gebraucht, und viele Unternehmen suchen erfahrene Mitarbeiter. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf: Belegerfassung, Rechnungsprüfung und Kontenabgleich werden zunehmend automatisiert, einfache Erfassungstätigkeiten gehen zurück. Gefragt sind dagegen Kenntnisse in Abschlussarbeiten, Steuerrecht und im Umgang mit ERP-Systemen. Entwicklungswege führen über die Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter in die Abschlusserstellung, ins Controlling, in die Lohnbuchhaltung oder in eine Teamleitung der Finanzbuchhaltung. Mit entsprechender Qualifikation ist auch eine selbstständige Tätigkeit als Buchhalter möglich, wobei die laufende Buchführung für Mandanten erlaubt ist, die Erstellung von Steuererklärungen aber Steuerberatern vorbehalten bleibt.