Was macht ein Mitarbeiter Auftragsabwicklung?
Im Mittelpunkt steht der einzelne Auftrag. Bestellungen kommen per E-Mail, über Webshops, EDI-Schnittstellen oder telefonisch herein und werden im ERP-System angelegt, etwa in SAP, Microsoft Dynamics oder einer Branchensoftware. Danach prüfen die Mitarbeiter Preise, Konditionen und Verfügbarkeiten, verschicken Auftragsbestätigungen und klären mit Lager, Produktion, Einkauf oder externen Dienstleistern, wann geliefert oder geleistet werden kann. Ändert ein Kunde Mengen oder Termine, wird der Auftrag angepasst und die Änderung an alle Beteiligten weitergegeben. Zum Abschluss gehören Lieferscheine, Versandpapiere und die Rechnungsstellung oder deren Vorbereitung für die Buchhaltung. Ein großer Teil des Tages besteht aus Kommunikation: Rückfragen von Kunden beantworten, Lieferverzögerungen erklären, Reklamationen und Gutschriften bearbeiten. In Dienstleistungsunternehmen geht es häufig um Einsätze, Termine oder Projekte statt um Waren, das Prinzip bleibt gleich.
Wie wird man Mitarbeiter Auftragsabwicklung?
Die Berufsbezeichnung ist kein geschützter Ausbildungsberuf. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, vor allem als Industriekaufmann, Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement oder Kaufmann für Büromanagement. Auch Speditionskaufleute oder Kaufleute für Dialogmarketing finden hier Stellen. Viele Arbeitgeber nehmen Quereinsteiger mit Berufserfahrung in Büro, Kundenservice oder Vertriebsinnendienst, sofern sie sicher mit Software umgehen. Die Einarbeitung in das jeweilige ERP-System und die Produkte oder Leistungen des Betriebs dauert meist mehrere Wochen bis Monate. Für Stellen mit internationalen Kunden werden gute Englischkenntnisse erwartet, im Außenhandel zusätzlich Grundwissen zu Zoll und Incoterms.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist kleinteilig und verlangt Genauigkeit: Ein falsch erfasster Artikel oder ein übersehener Liefertermin fällt meist erst beim Kunden auf. Gleichzeitig laufen viele Vorgänge parallel, und Unterbrechungen durch Telefon und E-Mail gehören zum Alltag. Zum Monats- oder Quartalsende, vor Feiertagen oder in Saisonspitzen steigt das Auftragsvolumen deutlich, Überstunden sind dann nicht ungewöhnlich. Unangenehm sind Gespräche mit verärgerten Kunden, wenn Lieferungen ausfallen, ohne dass die Auftragsabwicklung selbst Einfluss darauf hatte. Die Arbeitszeiten liegen überwiegend tagsüber im Rahmen der Geschäftszeiten, oft mit festen Zeiten für die telefonische Erreichbarkeit. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm, was auf Dauer körperlich belastet.
Aussichten
Auftragsabwicklung wird in nahezu jeder Branche gebraucht, in Industrie, Handel und Dienstleistung gleichermaßen, entsprechend breit ist das Stellenangebot. Routineaufgaben wie das Erfassen von Standardbestellungen werden zunehmend automatisiert, etwa über Schnittstellen und Dokumentenerkennung. Gefragt bleiben Mitarbeiter, die Sonderfälle lösen, Abläufe verstehen und zwischen Kunden und internen Abteilungen vermitteln. Entwicklungswege führen in die Teamleitung, in den Vertriebsinnendienst, in Disposition und Supply-Chain-Management oder als Key-User in die Betreuung des ERP-Systems. Weiterbildungen zum Fachwirt, etwa Industriefachwirt oder Fachwirt für Vertrieb, erleichtern den Aufstieg.