Was macht ein Lohn- und Gehaltsabrechner?
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Dafür werden Stammdaten gepflegt, also Steuerklassen, Krankenkassen, Bankverbindungen und Vertragsänderungen. Hinzu kommen die variablen Daten des Monats: Überstunden, Zuschläge, Krankheitstage, Urlaub, Dienstwagen, Sachbezüge. Aus diesen Angaben erstellen Lohn- und Gehaltsabrechner in Programmen wie DATEV, SAP HCM oder Personio die Abrechnungen, prüfen die Ergebnisse auf Plausibilität und übermitteln Beitragsnachweise an die Krankenkassen sowie Lohnsteueranmeldungen an das Finanzamt. Meldungen zur Sozialversicherung, Bescheinigungen für Elterngeld oder Arbeitslosengeld, Pfändungen, betriebliche Altersvorsorge und Jahresabschlussarbeiten gehören ebenso dazu. Ein großer Teil des Tages besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen wissen, warum ihr Netto gesunken ist, Führungskräfte fragen nach Kosten, Krankenkassen und Prüfer der Rentenversicherung fordern Unterlagen an. In Kanzleien und bei Dienstleistern betreut eine Fachkraft meist mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Tarifverträgen und Abrechnungsregeln.
Wie wird man Lohn- und Gehaltsabrechner?
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Personaldienstleistungskauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, gefolgt von Erfahrung in der Abrechnung. Viele erwerben eine Zusatzqualifikation, zum Beispiel die IHK-Prüfung zur Fachkraft für Lohn und Gehalt, den Fachassistenten Lohn und Gehalt der Steuerberaterkammer oder die Weiterbildung zum Personalfachkaufmann. Quereinsteiger aus der Buchhaltung oder Sachbearbeitung finden über Lehrgänge von wenigen Monaten bis zu einem Jahr den Einstieg, brauchen aber meist eine Einarbeitung unter Anleitung, bevor sie eigenständig abrechnen.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Fristen. Rund um den Abrechnungsstichtag und die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge entsteht regelmäßig Zeitdruck, Urlaub ist in dieser Phase oft nicht möglich. Besonders dicht wird es zum Jahreswechsel, wenn neue Beitragssätze, Freibeträge und gesetzliche Änderungen umgesetzt werden müssen. Fehler fallen sofort auf, weil sie das Geld anderer Menschen betreffen, und können Nachzahlungen oder Beanstandungen bei Betriebsprüfungen nach sich ziehen. Das Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändert sich laufend, ohne regelmäßige Fortbildung veraltet das Wissen schnell. Der Umgang mit sensiblen Daten verlangt Verschwiegenheit, und Gespräche mit verärgerten Beschäftigten über fehlerhafte oder unerwartete Abrechnungen gehören zum Alltag. Die Tätigkeit ist überwiegend Bildschirmarbeit mit viel Konzentration auf Details.
Aussichten
Die Nachfrage ist hoch und stabil, weil jedes Unternehmen mit Beschäftigten abrechnen muss und erfahrene Fachkräfte knapp sind. Automatisierung übernimmt Routinen wie den Datenimport, die Klärung von Sonderfällen, die Prüfung und die Beratung bleiben aber Handarbeit. Wer sich weiterbildet, kann eine Teamleitung Payroll übernehmen, sich auf internationale Entsendungen, Tarifrecht oder die Einführung von Abrechnungssoftware spezialisieren oder als Berater bei Softwareanbietern arbeiten. Mit Erfahrung ist auch eine freiberufliche Tätigkeit für kleinere Betriebe möglich, sofern die rechtlichen Grenzen der Steuerberatung beachtet werden.