Was macht ein Finance & Administration Specialist?
Die Stelle bündelt Aufgaben, die in großen Unternehmen auf Buchhaltung, Personalabteilung und Office-Management verteilt sind. Im Finanzteil geht es um Eingangsrechnungen prüfen und kontieren, Ausgangsrechnungen schreiben, Zahlungsläufe vorbereiten, offene Posten verfolgen und Mahnungen versenden. Dazu kommen Reisekostenabrechnungen, die Pflege der Kassenbücher und die Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen für das Steuerbüro oder die Muttergesellschaft. In deutschen Niederlassungen ausländischer Konzerne gehört häufig ein monatliches Reporting auf Englisch dazu, oft in einem konzernweiten ERP-System. Der administrative Teil umfasst Vertragsverwaltung, Versicherungen, Mietangelegenheiten, die Weitergabe von Lohndaten an den Abrechnungsdienstleister, das Anlegen von Personalakten sowie Einkauf von Büromaterial und IT-Ausstattung. Wie sich die Arbeit zwischen beiden Bereichen aufteilt, unterscheidet sich von Stelle zu Stelle erheblich.
Wie wird man Finance & Administration Specialist?
Einen geregelten Ausbildungsberuf mit diesem Namen gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder Steuerfachangestellte, gefolgt von einigen Jahren Berufserfahrung in Buchhaltung oder Verwaltung. Ebenso verbreitet ist ein Bachelor in Betriebswirtschaft oder International Business. Wer sich weiterentwickeln will, macht häufig eine Fortbildung zum Finanzbuchhalter oder Bilanzbuchhalter bei der IHK. Quereinsteiger aus der Assistenz oder Sachbearbeitung finden einen Zugang, wenn sie Buchungskenntnisse nachweisen können; ohne Grundlagen der doppelten Buchführung und des Umsatzsteuerrechts ist der Einstieg schwierig.
Was der Beruf verlangt
Die Mischung aus Zahlen und Organisation verlangt, zwischen sehr unterschiedlichen Aufgaben zu wechseln, oft innerhalb einer Stunde. Weil die Stelle in kleinen Einheiten häufig allein besetzt ist, fehlt eine Vertretung im Urlaub oder bei Krankheit, und Fehler fallen manchmal erst beim Steuerberater oder der Betriebsprüfung auf. Zum Monatsende, zum Quartalsende und rund um den Jahresabschluss steigt der Termindruck deutlich; Fristen der Muttergesellschaft oder des Finanzamts lassen wenig Spielraum. Sorgfalt, Verschwiegenheit im Umgang mit Gehalts- und Kontodaten und sicheres Arbeiten mit Excel und Buchhaltungssoftware wie DATEV, SAP oder Lexware werden vorausgesetzt. In internationalen Firmen gehört verhandlungssicheres Englisch zum Alltag, teils mit Abstimmungen über Zeitzonen hinweg. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig, Überstunden fallen vor allem in Abschlussphasen an.
Aussichten
Kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups und Vertriebsniederlassungen suchen regelmäßig nach Fachkräften, die Buchhaltung und Verwaltung zugleich abdecken, weil sich dort zwei getrennte Stellen nicht lohnen. Die Automatisierung durch digitale Belegerfassung und Rechnungsworkflows verringert das reine Erfassen, verlagert die Arbeit aber zu Kontrolle, Klärung von Abweichungen und Auswertungen. Entwicklungswege führen zur Bilanzbuchhaltung, ins Controlling, zur Leitung von Finanzen und Verwaltung in kleineren Gesellschaften oder in Richtung Office- und Operations-Management. Wer Konzernreporting und Abschlussarbeiten selbstständig beherrscht, hat deutlich bessere Chancen als jemand, der vorwiegend erfasst.